Assistant / Assistante de gestion administrative

Pilotage, Gestion, Cadre réglementaire

• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Organiser des déplacements professionnels
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Réaliser une gestion comptable
• Améliorer des procédures administratives
• Réaliser la gestion administrative des contrats

Développement économique

• Planifier et mettre en œuvre des projets administratifs
• Promouvoir une culture d'amélioration continue
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
• Développer et fidéliser la relation client
• Maintenir une relation clientèle de qualité

Communication, Création, Innovation, Nouvelles technologies

• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Gérer la communication interne et externe Transition numérique

Coopération, Organisation et Développement de ses compétences

• Utiliser les outils numériques Transition numérique
• Organiser des réunions internes

Pilotage, Gestion, Cadre réglementaire

• Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
• Gérer un planning
• Définir les plannings et congés de ses équipes Transition numérique
• Gérer les plannings d'utilisation des équipements
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation) Transition numérique
• Utiliser les outils de gestion et de la relation client Transition numérique
• Elaborer une stratégie d'achat, optimiser la procédure d'achat
• Réaliser des opérations comptables
• Traiter les factures et les rapprochements bancaires
• Vérifier les factures et les paiements
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux Transition numérique
• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
• Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux

Développement économique

• Elaborer des tableaux de bord Transition numérique
• Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative
• Optimiser la performance de l'organisation
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Fournir des informations claires et précises par téléphone Transition numérique
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Réaliser des actions de prospection de vente ou de location
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
• Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
• Négocier des conditions commerciales
• Concevoir un devis ou un projet de contrat
• Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts

Coopération, Organisation et Développement de ses compétences

• Classer des documents
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
• Relayer de l'information Transition numérique
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)

Communication, Création, Innovation, Nouvelles technologies

• Mettre à jour un dossier, une base de données Transition numérique
• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM) Transition numérique

Production, Construction, Qualité, Logistique

• Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks

Management, Social, Soin

• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail