Référence CSP: O080241/227000410 Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vous assurez un rôle support en matière d'organisation, de gestion, de communication, d'accueil et de suivi des dossiers. Gestion administrative : - Vous rappelez les informations importantes et assurez la transmission des messages. - Vous recevez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers mails en qualifiant les sollicitations. - Vous anticipez et mettez à disposition tous les documents nécessaires à la tenue des réunions quotidiennes du DGA. - Vous réceptionnez, relisez (visa du DGA) et enregistrez le courrier reçu dans le logiciel ELISE et le répartissez. Organisation et planification : - Vous organisez l'agenda et organisez les déplacements. - Vous élaborez les ordres du jour et respectez les délais de transmission de documents avant réunion. - Vous participez ponctuellement aux réunions et rédigez des comptes rendus. - Vous gérez la logistique liée aux réunions, réservez des salles, envoyez les convocations, etc. - Vous vous assurez que les services mettent en ½uvre les directives dans les délais impartis. Mission d'accueil : - Vous assurez un accueil physique et téléphonique. - Vous renseignez les interlocuteurs et relayez les informations auprès des services. - Vous adaptez votre discours en fonction de votre interlocuteur et gérez des situations conflictuelles. Travaux de secrétariat : - Vous rédigez, mettez en forme et envoyez tous types de courriers et documents. - Vous réalisez la saisie de documents dans le logiciel Posactes, assurez un suivi des dossiers de la DGA et vous vérifiez leur complétude. - Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers et courriers et effectuez de la recherche de documentation. Par ailleurs, vous êtes référent(e) des assistantes de direction de la DGA en animant et contrôlant les actions. Enfin, vous avez un rôle de correspondant RH par la réalisation de convocations, la transmission d'évaluations, la réalisation et le suivi des congés dans le logiciel INCOVAR.