Référence CSP: O078250/109001088 La Direction de la Jeunesse et Vie des Quartiers recherche un Agent d'accueil (F/H) pour une de ses Maisons de Quartiers. Missions principales : Accueil : - Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers : écoute, informe et oriente ... - Participe à l'élaboration du projet social : * A l'écoute des usagers, permet de recueillir leurs besoins. * Co élaboration d'un répertoire partenarial du territoire. - Quantifie la fréquentation et repère la nature des demandes à traiter. - Est garant de l'information visible dans la structure (affichages, dépliants, guides...) et met à jour celle-ci. - S'assure du bon fonctionnement (ouverture/fermeture/matériel) de la mise à disposition des salles et à l'installation des usagers (professeurs d'ateliers réguliers/ associations). Secrétariat : - Tenue des plannings (occupations, réservations des salles/établissement des conventions...) - Tenue du planning horaire de l'équipe et envoie au service. - Gestion du courrier, la relation aux appariteurs. - Rédaction des comptes rendus de réunions, courriers, certificats administratifs ... - Rédaction et suivi des contrats (prestations de services et d'achats / location de salle, de matériel...) - Suivi et mise à jour des tableaux de bord : inscriptions / listes d'adhérents / journal des fréquentations/ feuilles de présence d'activités ... - Saisi et suivi des congés du personnel CIVIL RH / fiche d'heures de vacations / transmission des feuilles d'absence... - Assure les demandes de travaux (Gimaweb), de fournitures, de matériel informatique (GPLI), les relations avec la société de ménage et celle de l'alarme. - Assure le classement et l'archivage... Suivi budgétaire et financier : - Réalisation des bons de commande ainsi que leur suivi sur CIVIL Finances (Bons à payer, tableau TVA, rattachements...) - Envoie des bons de commande aux fournisseurs. - Suivi à échéance des règlements trimestriels (ateliers réguliers). - Assure la fonction de mandataire (gestion des encaissements et suivi des régies de recettes et d'avance). Missions occasionnelles : - Préparation/présence au forum des associations. - Participation éventuelle lors de différentes manifestations de la JVQ et de la ville. - Peut assurer ponctuellement l'accompagnement et l'aide des usagers dans les démarches administratives. - Assure l'accueil et le suivi administratif sur le dispositif estival « été en sable ». - Accompagne les animateurs(trices) si besoin.