RESPONSABILITÉS : Missions principales : - Organiser pour le directeur de la DRLH principalement et les équipes DRLH, le traitement, la circulation de l'information, des documents et des communications, la gestion et le suivi de dossiers internes de la direction. - Contribuer au suivi administratif et comptable du GCS BIH 87 en lien avec l'administrateur du GCS, le responsable de la blanchisserie et le cabinet comptable du GCS. Contribution au suivi administratif et comptable du GCS BIH 87 dans le cadre de la convention de gestion CHU/GCS BIH 87 : - Organiser les réunions institutionnelles du GCS (AG, CSE, dialogues sociaux), rédiger les comptes rendus et les décisions - Assurer le rapprochement et le suivi de la liquidation des factures en lien avec le responsable de la blanchisserie et le cabinet comptable - Prendre en charge tout autre dossier administratif sur demande du directeur de la DRLH, administrateur du GCS BIH 87. Gestion des demandes d'intérim par les secteurs de la DRLH, en lien avec la DRHF : - Mettre en œuvre et proposer le cas échéant les ajustements nécessaires à la procédure de gestion de l'intérim à la DRLH - Assurer le lien entre les responsables d'équipes et les entreprises d'intérim pour apporter une réponse aux besoins de remplacement - Assurer les vérifications des factures transmises au regard du service fait, compléter et diffuser les indicateurs de suivi aux responsables - Suivre et compléter les tableaux de suivi, faire le lien avec la DRHF, alerter le directeur et les responsables le cas échéant. Secrétariat du directeur et de la DRLH (et en continuité de la DARB) : - Accueil physique et téléphonique - Gestion de la boite mail et du courrier - Gestion des agendas - Organisation des réunions et déplacements professionnels - Gestion des fournitures - Elaboration de notes d'information, documents supports, diffusion des informations Missions spécifiques (en complément de la mission principale) : Création et suivi des cartes repas pour les personnes non rémunérées CHU (stagiaires, étudiants, personnel extérieur mis à disposition pour le CHU...) Suivi, gestion et classement des dossiers assurances (Dommage/ouvrage et Flotte automobile) Traitement des contraventions du parc automobile (site ANTAÏ) PROFIL RECHERCHÉ : Formations - Qualifications (Savoir ) : - Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Outlook, Word, Excel, PowerPoint - Connaître le fonctionnement et le contexte institutionnel : processus et circuits de prise de décision, champs de compétence des différents intervenants, - Maîtriser les techniques d'accueil et d'organisation - Travailler en équipe Connaissances particulières (Savoir-faire ) : - Rédiger, Mettre en forme un document selon les règles de présentation et de formalisme requis, - Quelques notions comptables sont un plus, - Travailler en réseau : partager les informations, mutualiser les pratiques, - Traiter et gérer l'information Qualités professionnelles (Savoir-être ) : Conceptuel : Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes : être soigneux, rigoureux, précis et faire preuve de méthode. Relationnel : Faire preuve de qualités relationnelles pour établir aisément avec ses interlocuteurs une relation propice à la communication, Faire preuve de retenue dans la divulgation d'informations et être capable d'en respecter la confidentialité. Contextuel : Avoir le sens de l'organisation, Etre réactif : répondre rapidement et de manière appropriée.