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ASSISTANT ADMINISTRATIF - PEPR PROPSY - H/F 75 - PARIS 13
Offre n° 0667127
ASSISTANT ADMINISTRATIF - PEPR PROPSY - H/F
75 - PARIS 13 - Localiser avec Mappy
Publié le 16 juillet 2024
Description : MISSION PRINCIPALE : La personne recrutée coordonnera et réalisera des actes administratifs afférents à la gestion du PEPR PROPSY. Elle assistera l'équipe dans ses activités. Elle sera notamment amenée à apporter un soutien pour l'organisation des évènements scientifiques, ainsi que pour les actions de communication du PEPR. Elle sera placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l'IT Neurosciences, Sciences, sciences cognitives, neurologie et psychiatrie et sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe de programme du PEPR PROPSY. ACTIVITÉS PRINCIPALES : * Assister l'équipe PROPSY : agenda, gestion des courriers et information, rédaction et mise en forme et suivi de courriers, de documents administratifs, compte rendu, présentation et autres supports de communication scientifique * Accueil téléphonique, et réception des demandes extérieures à transmettre * Organiser et préparer les réunions périodiques : réservation salle, conférences téléphoniques et visioconférences, convocations, assurer l'accueil et le suivi des actions qui découlent de ces réunions * Gérer les missions et les déplacements professionnels de l'équipe PROPSY, des invités (experts, collaborateurs, conférenciers.) : réservations billets de transport et hôtels, éditer les bons de commande et frais de missions sur progiciel de gestion financière * Assurer l'organisation logistique, le suivi des évènements tels que Ateliers, Colloques, Séminaires /Ecoles (certains plus de 200 personnes) et l'accueil. Éditer les bons de commande correspondants sur progiciel de gestion financière. * Assurer le suivi du budget, commandes, facturations, crédits et remboursement. Vérification de l'état des dépenses et équilibre budgétaire en temps réel. * Assurer le lien avec les pôles de l'administration du siège pour le fonctionnement logistique et matériel. * Assister l'équipe PROPSY dans le cadre d'actions de communications (newsletter, organisation de stands lors de congrès scientifiques.) * Mettre à jour et enrichir le contenu du site internet en cas de besoin * Mettre en place des procédures administratives internes * Mettre à jour les différents documents de travail (listes, tableaux de bord) Profil recherché : CONNAISSANCES : * Maîtrise des techniques de secrétariat, les logiciels bureautiques et de publication assistée par ordinateur (Pack-Office, Adobe, Photoshop et InDesign), les outils informatiques (internet, .) et de communication (si possible Sendiblue, les agrégateurs de flux) * Maîtrise de logiciel financier et comptables de la structure, en particulier le progiciel de gestion Safir (IP/ PO, Missions) ou SIFAC * Bonnes notions en finances publiques * Maîtrise l'anglais * Connaissance de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs SAVOIR-FAIRE : * Accueil téléphonique et accueil physique français et anglais * Organisation et planification, priorisation de ses activités * Restitution des informations orales et écrites pour transmission * Rédaction tous types de documents, expression écrite et mise en forme * Organisation des données, partage classification, archivage * Gestion d'un budget, suivi des dépenses et crédits APTITUDES : * Organisé, rigoureux et dynamique * Autonome et réactif * Esprit de synthèse * Goût du travail en équipe * Discrétion professionnelle EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S) : * Expérience en gestion des administrations et assistanat de direction * Une expérience dans l'organisation d'évènements (colloques, salons.) serait appréciée NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S) * Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 24 Mois
Contrat travail - Durée du travail
-
Temps plein
Temps plein
Profil souhaité
Expérience
- Expérience souhaitée
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
Entreprise
Inserm
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