[66433] Centre Hospitalier Universitaire d'Angers Accueil -Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques, -Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat du GCS HUGO. Gestion du courrier -Réception du courrier, -Enregistrement et expédition des courriers reçus et envoyés, -Diffusion aux personnes concernées par le traitement des documents enregistrés, -Suivi du courrier avec les destinataires concernés. Gestion des agendas/planning -Organisation et suivi des agendas des membres de la coordination en relation avec les secrétariats respectifs, -Communication des modifications d'agenda aux membres de l'équipe concernés, -Rappel des rendez-vous et des réunions en cas de besoin, -Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous. Organisation et préparation des instances, évènements -Organisation des instances récurrentes importantes, en particulier : -Assemblée Générale du GCS HUGO, -Comité d'orientation scientifique GIRCI (COS), -Bureaux du GCS HUGO. -Réservation des salles de réunions et de visioconférence, -Etablissement et expédition des convocations, -Préparation des éléments graphiques (reprographie), -Commande de prestation (restauration, logistique, transport, hébergement). Organisation des déplacements des membres de l'équipe à l'extérieur -Préparation et suivi des ordres de mission, titres de transport, -Vérification des états de frais de déplacement. Gestion administrative -En application de la charte graphique du GCS HUGO, réalisation : -des courriers, -des comptes rendus de réunions, -des documents de travail. -Réalisation de diaporamas pour la présentation de dossiers en réunions -Circuit de signature : -Gestion du processus de validation des documents (contrats, bons de commande, rapports). -Organisation et suivi des signatures électroniques et manuelles, -Archivage des documents signés -Assurer le suivi GTT de l'équipe en lien avec la DRH. Suivi financier : -Émission des factures (création, envoi, suivi des paiements), -Vérification des informations sur les factures (TVA, montants), -Gestion des ajustements de prix, remises et retours, -Préparation des virements, -Enregistrement et transmission des pièces justificatives pour les clôtures mensuelle et annuelle, -Rapprochement bancaire. Administration du réseau & extranet du GCS HUGO -Mise à jour des informations, -Relation avec le prestataire informatique. Organisation et fonctionnement du secrétariat -Participation aux réunions de service, -Présentation de l'avancement des dossiers, -Proposition de toute mesure susceptible d'améliorer le fonctionnement du secrétariat. Description du profil recherché: FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS REQUISES Diplôme Bac +2 de secrétaire ou assistanat de direction ou équivalent CONNAISSANCES PARTICULIERES SOUHAITEES · Connaissance de l'environnement de la recherche clinique, · Connaissance en anglais souhaité : lu, écrit, parlé. QUALITES PROFESSIONNELLES ET PERSONNELLES REQUISES · Organisation : Une excellente capacité à gérer les priorités, à planifier les tâches et à respecter les délais. · Rigueur : Un souci du détail et de précision dans la gestion des documents administratifs, des factures et des processus de validation. · Discrétion et confidentialité : Une grande capacité à traiter des informations sensibles en toute confidentialité, notamment dans la gestion des dossiers administratifs et financiers. · Capacité à travailler en équipe : Un bon esprit d'équipe et la capacité à collaborer efficacement avec les autres membres de l'organisation, notamment les responsables de coordination, les collègues du secrétariat, et les prestataires externes. · Adaptabilité et flexibilité : Savoir s'adapter à des changements de planning ou de priorités, gérer des urgences & imprévus et ajuster son travail en fonction des besoins de l'équipe. · Esprit d'initiative : Être proactif (ve) et capable de suggérer des solutions ou des améliorations pour faciliter les processus administratifs et améliorer le fonctionnement du secrétariat. · Communication claire et efficace : Une capacité à exprimer ses idées de manière claire, tant à l'oral qu'à l'écrit, et à s'assurer que toutes les informations sont bien comprises par les différents interlocuteurs. SAVOIR-FAIRE REQUIS · Maîtrise des techniques de gestion documentaire : Capacité à organiser, classer, enregistrer et suivre les documents administratifs et financiers (courriers, factures, rapports, contra