1. LIAISONS HIERARCHIQUES Le secrétaire est placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Soins et Coordonnateur Général des soins. 2. LIAISONS FONCTIONNELLES 2.1 Internes à la Direction des Soins Assistant de direction de la direction des soins Cadres supérieurs de pôle et cadres de santé 2.2 Internes au C.H.U Agents des services de soins Cadres de santé Directions Fonctionnelles Représentants du personnel 2.3 Externes au C.H.U Agence Régionale de Santé Etablissements de santé publics et privés du territoire et toutes structures partenaires du CHU Ecoles et instituts de formation 3. MISSIONS Secrétariat général : o Accueillir et renseigner les agents se présentant à l'accueil o Réceptionner, référencer et trier les courriers entrants o Recevoir et orienter les appels téléphoniques En lien avec l'assistant de direction, suivre les boites mails partagées o Enregistrer, trier, diffuser, classer les documents divers Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus dans le respect de la charte graphique de l'institution Assurer le suivi des stocks et la gestion des commandes de petit matériel et fournitures de bureau Réceptionner les candidatures et les classer Participer à la planification et organisation logistique des réunions, évènements et déplacements afférents à la vie des directions Rédiger des projets de réponse aux sollicitations d'agents Participer au secrétariat de la Commission des Soins Infirmiers, rééducation et médico-techniques, espaces d'échanges interprofessionnels 4. EXIGENCES DU POSTE 4.1 Formation et expérience requise Expérience en secrétariat administratif et fonctions d'accueil 4.2 Grade Agent administratif de catégorie C Ou tout agent répondant aux exigences de la fiche de poste. 4.3 Compétences et qualités requises Avoir une bonne maitrise de la langue française (écrite et parlée), aisance rédactionnelle et orthographique Connaître le fonctionnement général de l'établissement et ses principales instances Maîtriser la frappe et la prise de notes Maîtriser les fondamentaux des outils informatiques : suite Office, Word, Excel Rigueur et sens de l'organisation Autonomie Discrétion Empathie Assiduité Qualités relationnelles avec le public Ecoute Respect du secret professionnel Patience 4.4 Possibilités d'évolution professionnelle Assistant de direction de la DSI 5. CONDITIONS DE TRAVAIL 5.1 Environnement de travail Accueil de la Direction des soins 5.2 Risques professionnels Troubles musculo-squelettiques liés à la position assise Fatigue visuelle liée au travail sur écran 5.3 Horaires Poste à temps plein du lundi au vendredi, horaires à définir en lien avec l'assistant de direction permettant d'assurer une continuité de l'accueil de 7h à 16h 5.4 Matériel à disposition Outils bureautiques 5.5 Autres Port du badge obligatoire CHU DE LA GUADELOUPE A l'attention de Madame Mylène FOMOA Directrice des soins et Coordonnatrice générale des soins Route de Chauvel -BP 465 97159 POINTE-A-PITRE CEDEX Contrat : CDD;CDI;Détachement;Mutation