Référence CSP: O058250/807000070 Assistant de direction (H/F) placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service du Secrétariat des Elus Placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service du Secrétariat des Elus, vous aurez pour missions : Assurer la transversalité des missions du secrétariat des élus-polyvalence-continuité du service public. Gestion du portefeuille des élus * Gérer l'agenda des élus * Caler les rdv et demander les notes auprès des services (via onglet Interventions) * Assurer le lien entre élus/services et élus/usagers * Gérer les boites mail (à la demande de l'élu) Suivi de dossiers et présence en réunions * Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers * Assister à des réunions pour prise de notes * Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers * Organiser le classement et l'archivage des dossiers Gestion des représentations * Assurer la présence d'élus dans les réunions, instances et événements * Préparation du dossier support en lien avec les directions * Faire lien et réponse à l'organisateur Gestion des notes * Assurer le suivi des notes, veiller au respect du délai et relancer le cas échéant * Former le service à l'outil utilisé Gestion des salles * Traiter les demandes de réservations de salles par les élus et les services Soutien à la directrice de cabinet en charge de la communication * Caler les rendez-vous presse/élus/services et informer les acteurs concernés * Assister dans certaines tâches administratives Médiateur * Etre le référent du médiateur * Frapper les courriers à sa demande * Prendre ses RDV Instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) et loge USON par alternance * Etablir les procurations des élus absents du portefeuille et les transmettre au service conseil municipal * Caler les points et préparations CM aux agendas * S'assurer que les instances municipales ne se déroulent pas en même temps que les instances agglo * Etablir l'état de présence des élus et le transmettre en amont au directeur de Cabinet * Bureau municipal : présence, prise de notes, comptes rendus * Conseil municipal : participer aux réunions préparatoires et assurer la présence au conseil municipal * Assurer une présence en loge à l'USON V½ux * Préparer les parapheurs de v½ux à soumettre au Maire * Envoi des cartes de v½ux papier et dématérialisées