POSTE : Assistant Administratif en Charge des Fichiers Protocolaires H/F DESCRIPTION : Dans le cadre de la mise en oeuvre des politiques régionales, vous contribuez à valoriser l'image de la Région Normandie, de son Président et des élus en gérant les fichiers protocolaires du Cabinet. Mission principale: (80%) - Assurer la mise à jour des bases de données des fichiers protocolaires gérés par le Cabinet du Président - Assurer une veille et mise à jour quotidienne des fichiers protocolaires - Fiabiliser la base - Participer au déploiement de nouveaux logiciels de gestion de base de données, être force de propositions - Alimenter et exploiter les logiciels de gestion et de bases de données - Effectuer des recherches de données auprès de partenaires extérieurs par tous moyens mis à disposition dont le phoning - Assurer les publipostages et envois de courriers / cartons d'invitation / e-mailing du Cabinet - Assurer les suivi des réponses et effectuer les relances si nécessaire - Tenir compte des contraintes CNIL - Appui ponctuel au ciblage et à l'extraction de cible d'invités sur de grandes manifestations, et traitement des réponses de présence et d'excuse Mission gestion des infractions : (20%) et accueil (à la marge) - Assurer les accueil, le passage de microphones lors de manifestations où le besoin est avéré. - Assurer le suivi des infractions au code de la route (courrier, relance, suivi) - Assurer du suivi des attestations permettant de conduire des véhicules terrestres du parc Automobile - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de ses missions - Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur - Effectuer le classement et l'archivage des fichiers sous format informatique - Rendre compte à la hiérarchie tout en ayant le réflexe de la remontée hiérarchique, avant toute transmission - Faire preuve de discernement, respecter les procédures internes. - Etablir un retour d'information - Alerter en temps utile sur les difficultés Relations fonctionnelles internes externes : - Echanges quotidiens et concertation au sein du service Protocole et du Cabinet du Président - Relations avec les élus régionaux et directions / services internes - Echanges réguliers avec les partenaires extérieurs Conditions de travail : - Travail en bureau - Horaires variables Rejoindre la Région Normandie c'est intégrer une collectivité à l'écoute de ses agents, proposant notamment un dispositif d'action sociale (adhésion au CNAS), un service de conciergerie, un plan de prévention santé au travail ainsi qu'une participation à une mutuelle labellisée et une gare SNCF à proximité. Rejoindre la Région Normandie c'est intégrer une collectivité innovante qui favorise - L'équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu'à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations de conciergerie et des tarifs avantageux pour les loisirs ; - Prise en charge de 75% des frais d'abonnement de transport domicile-travail ; Gare SNCF à proximité ; - Une carte titres restaurant (Caen) ; - Un plan de prévention santé au travail ; Une participation à une mutuelle labellisée ; - Le management agile à travers des campus dédiés ; - La formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d'un plan de formation novateur. Conditions de recrutement Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire. Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement. Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement. Ce poste vous attire ? N'attendez plus et postulez ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! Merci de joindre à votre candidature vos CV, lettre de motivation ainsi qu'une copie de votre dernier diplôme PROFIL : Connaissances principales attendues sur le poste : - Connaissances des grandes politiques régionales, du fonctionnement des collectivités territoriales, du territoire normand et des partenaires - Connaissances des enjeux et du contexte politique - Bonnes connaissances de l'organisation administrative de la collectivité et de ses missions - Connaissance des grandes règles protocolaires (décret N°95-1037 du 21 septembre 1995 modifiant le décret N° 89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances , honneurs civils et militaires) Compétences principales attendues sur le poste : : - Maitrise