L'Institut de Langue et de Culture Françaises du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l'UCLy recrute un(e) Assistant(e) d'Institut à temps partiel. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de l'ILCF ainsi qu'à l'Attachée d'Administration Universitaire (A.A.U.), ce collaborateur aura pour principales fonctions : Principales fonctions : * Assurer l'accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone) des apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants, etc. * Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des apprenants, * Assurer la transmission de l'information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition de statistiques.), * Assister et assurer le suivi des étudiants pendant leur séjour à l'UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations, * Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc., * Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques, * Préparer et suivre des réunions d'information et réaliser des comptes rendus, * Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports, * Assister l'AAU sur divers dossiers administratifs * Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des rentrées, des cours, des examens, des réunions, salons et diverses manifestations, * Accompagner administrativement la mise en œuvre des mesures liées à la qualité. Profil : * Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative, * Rigueur, organisation et autonomie, * Capacité à gérer les priorités, * Sens de l'accueil et du service, bienveillance et capacité d'adaptation aux différents publics, * Compétence rédactionnelle et bonne orthographe, * Bonne maîtrise de l'Anglais (niveau B2 - C1 requis), la maîtrise d'autres langues étrangères sera appréciée, * Bonne maîtrise de l'informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet), * Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels : Utilisation de logiciels métiers et plateformes spécifiques : Synergie/ATLAS (Scolarité), ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais) / une formation en interne sera programmée, * Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels, * Capacité à travailler en équipe. Formation : Bac + 2, avec ou sans expérience Salaire: 10 902,29€ pour un 45.71%( avec prime de fin d'année) soit 23 851€ en équivalent temps plein Durée du temps de travail : temps partiel, 45,71% Poste à pourvoir : dès que possible Type d'emploi : Temps partiel, CDI Nombre d'heures : 16 par semaine Avantages : * Prise en charge du transport quotidien Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Lieu du poste : En présentiel