RESPONSABILITÉS : La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHS et pour certains dossiers transversaux. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du service. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin cheffe de service. Il/Elle collabore avec l'équipe médicale, l'infirmier du service et en transversal HCL. Constitution de l'équipe du GHS : 4 médecins, 5 infirmiers, 3 secrétaires, 2 psychologue, 1 cadre de santé. Les missions : • Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions; • Gestion des appels téléphoniques; • Gestion de la messagerie électronique du service; • Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.); • Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.); • Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours et protocoles, etc. • Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation avec diffusion d'informations d'ordre général; • Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire; • Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches; • Saisie de données. PROFIL RECHERCHÉ : Qualifications • Etre titulaire d'un diplôme de secrétariat; • Expérience souhaitée. Compétences • Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute; • Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations; • Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées; • Prise d'initiatives dans le périmètre de la fonction et des responsabilités; • Maitrise du Pack Office indispensable. Savoir être • Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs; • Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress et maitrise de soi; • Sens de la hiérarchie, des responsabilité et de l'exemplarité; • Autonomie et capacité d'initiatives dans le périmètre du poste. Conditions • Poste à temps plein en 37h30 par semaine, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; donnant droit à 28 CA + 15 RTT sur le base d'une année pleine. • Affectation GHS - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL; • Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et aux contraintes liées à l'activité; • Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe; le poste est à pourvoir en CDD