POSTE : Secrétaire Technique Bâtiment Anglais Courant H/F DESCRIPTION : Rattaché(e) au Directeur, vous travaillerez en collaboration avec le service comptable et le service RH. Vos missions seront les suivantes : - ACCUEIL TELEPHONIQUE / GESTION BOITE MAIL ACCUEIL - SECRETARIAT Rédaction de correspondance avec les clients Elaboration reportage photos et envoi aux maîtres d'oeuvres et clients Courriers divers, Dépôt des attestations de vigilance, d'assurance et de déclaration de salariés étrangers Préparation des dossiers d'appel d'offre de marchés publics Suivi dans la gestion de notre compte auprès de la déchèterie - FOURNISSEURS Retranscription des commandes manuelles faites par le directeur et envoi par courriel ou commande en ligne Réservation du matériel en location Demandes et recherches pour intervention de travaux en sous-traitance - CONTROLE DES STOCKS (1 fois par mois) Vérification de la cohérence des stocks, reporting. Passage d'écriture pour ajustement. - CLIENTS Elaboration des devis dans le logiciel Sage Batigest Envoi par courrier électronique aux clients des devis en fichiers PDF avec les documents si besoin (plans, palettes végétales etc.). - GESTION DES CLIENTS AU QUOTIDIEN Préparation des plannings d'intervention Saisie des heures du personnel dans des fichier Excel, support à la facturation suivant les différentes natures d'activité. - FACTURATION CLIENTS Trois rythmes de facturation : ponctuel / mensuel / trimestriel Editions des factures clients (sur base des contrats d'entretien et devis création) dans le logiciel Sage Batigest sous la forme de « Relevés de travaux » pour contrôle et valorisation des postes main d'oeuvre et fournitures par le Directeur et ses collaborateurs, Impression en version « provisoire » des situations de travaux à l'avancement pour quantification du pourcentage réalisé des postes des devis Transfert des « Relevés de travaux » valorisés en facturation « provisoire » Enregistrement et édition des factures « définitives » Contrôle de l'encours client et préparation des situations financières des clients Envoi aux clients par courriel ou par voie postale des factures et situation financières Dépôt en ligne des factures établies pour certains clients sur le site dédié Dépôt en ligne des factures de marchés publics sur le site dédié - REGLEMENT CLIENTS Suivi des paiements clients (copie des virements et chèques clients) Suivi de l'encours clients en relation avec le service comptabilité Envoi de courriers de relance aux clients - RELANCE CLIENTS Envoi de relances par courrier, par mail Constitution de dossiers contentieux si nécessaire - TRAVAUX POUR SITUATION OU BILAN Valorisation des TEC (travaux en cours), Valorisation des PCA (produits constatés d'avance) et acomptes clients pour bilan fin d'année et situation au 30 juin CDI Horaires : 9H-12H30 / 13H30-17H Du lundi au Vendredi 35 heures par semaine Salaire : 2450€ bruts mensuels PROFIL : Vous possédez une expérience confirmé en assistanat/secrétariat, idéalement dans le secteur du bâtiment. Vous maîtrisez le logiciel SAGE BATIGEST et Excel. Vous possédez un anglais courant.