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ADJOINT EN GESTION DE RÉSERVATION DES SALLES - H/F 69 - LYON 07
Offre n° 1300153
ADJOINT EN GESTION DE RÉSERVATION DES SALLES - H/F
69 - LYON 07 - Localiser avec Mappy
Publié le 25 juillet 2024
Description : MISSIONS : L'adjoint.e est chargé/e de la réservation des salles pour tout usage conforme à la mission de Service Public de l'École, autre que les enseignements, et participe à la coordination des manifestations organisées par les utilisateurs internes de l'ENS de Lyon ou associés. ACTIVITES : ACTIVITÉS PRINCIPALES * Recevoir et traiter les demandes de réservations de salles et d'organisation des manifestations littéraires, scientifiques, et vérifier leur conformité. * Réaliser et suivre les réservations de salles pour les usages quotidiens * Proposer des solutions adaptées à chaque demandeur en fonction des besoins liés à l'évènement * Solliciter les autorisations nécessaires au déroulement des manifestations * Identifier et orienter les demandeurs pour les différents besoins des réservations (techniques, matériels, audiovisuels, restauration.) * Travailler en lien avec les services de sécurité, d'hébergement, de restauration et services techniques et administratifs de l'École. * Être le lien entre les organisateurs et les divers services de l'école impliqués dans le bon déroulement des manifestations importantes * Classer et archiver les dossiers des manifestations importantes * Communiquer et diffuser les informations utiles aux usagers et personnels de l'École concernant les manifestations en cours et à venir * Contribuer à apporter une aide à la réalisation de documents administratifs pour les réservations extérieures * Suivre l'occupation des salles et aide au déploiement d'outils de suivi ACTIVITÉS ASSOCIÉES * Accueillir les demandeurs et leurs prestataires (traiteur, techniciens, etc.) * Participer à la communication des missions du service auprès des autres services de l'Ecole * Participer à l'organisation des visites de locaux * Contribuer à la prise en charge de la gestion à titre onéreux des salles de l'établissement et en rendre compte à leurs retours ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL : RELATION HIÉRARCHIQUE Sous l'autorité hiérarchique directe du responsable de service gestion des salles. RELATIONS FONCTIONNELLES Le poste est en relation avec la Direction, l'ensemble des services et des laboratoires de l'école. Il est en contact avec l'ensemble des usagers dans le cadre des manifestations organisées dans les locaux ainsi que les Utilisateurs externes de l'ENS de Lyon, organisateurs de colloques et réunions, le Rectorat, les Établissements d'enseignement supérieur et de recherche, les Collectivités territoriales Profil recherché : COMPETENCES REQUISES : CONNAISSANCES SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL * Connaître les règles de l'accueil physique et téléphonique * Connaître les principes de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité du travail et des normes relatives aux établissements recevant du public * Connaître les structures, le fonctionnement et l'organisation de l'établissement, * Connaître les procédures définies en matière de réservation et de location de salles SAVOIR-FAIRE OPÉRATIONNELS * Collecter les informations nécessaires pour traiter les demandes * Appliquer les consignes orales ou écrites * Rendre compte des anomalies liées à la sécurité * Savoir travailler en équipe * Être sérieux et régulier dans son travail * Être en capacité de s'adapter aux contraintes quotidiennes * Être organiser dans son travail, et savoir prioriser en fonction des délais * Être capable de partager l'information et rendre compte par orale et par écrit * Savoir utiliser les outils bureautiques, de messagerie et les logiciels spécifiques à l'activité SAVOIR ÊTRE * Avoir le sens du contact et du dialogue * Être force de proposition dans son activité * Être réactif * Être autonome dans la réalisation de son activité * Avoir le sens du service public * Être capable de travailler en équipe * Faire preuve de rigueur * Avoir le sens de l'organisation * Savoir rendre compte
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
-
Temps plein
Temps plein
Profil souhaité
Expérience
- Expérience souhaitée
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
Ecole Normale Supérieure de Lyon
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