Référence CSP: O069250/127001351 Au sein de la direction générale, le service du secrétariat général gère les processus délibératifs, des chantiers transversaux (égalité femmes-hommes / handicap/ RGPD) et le service des archives. Le poste de responsable du secrétariat général sera à l'interface de ces différents secteurs. Le responsable du secrétariat de la direction générale des services assure une mission d'encadrement, d'assistance à l'organisation des instances municipales et est un appui au DGS sur certaines thématiques. Gérer et suivre les instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) : Assurer la préparation des convocations des élus aux instances dans les délais réglementaires Être garant de la transmission des notes et délibérations dans les délais réglementaires : - Recueillir, relire et mettre en forme des notes et projets de délibération - Relancer les directions si nécessaire Rédiger et mettre en forme le PV et le compte rendu de la séance du conseil municipal Assurer la transmission des actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité de la préfecture Piloter le pôle administratif du secrétariat général : Manager l'équipe des 3 assistantes : réunions, entretiens d'évaluation, demandes de formation Réaliser le suivi du budget de secrétariat général et rédiger les bons de commande nécessaires à l'activité Effectuer le suivi des différents contrats d'assurance : - Liens avec les interlocuteurs des assureurs - Suivi des dossiers de sinistres - Suivi de la procédure de marché public.... Être garant du bon fonctionnement de la gestion du courrier : Superviser la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité Signaler les courriers importants et sensibles Contrôler le respect de la procédure courrier dans le cadre d'une démarche qualité Assurer le suivi et la relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitants ou des autres administrations en lien avec le secrétariat du Maire et du 1er adjoint Assister le directeur général des services : Assurer le suivi des parapheurs et la préparation des dossiers Rédiger les notes et courriers Effectuer le suivi et la transmission des arrêtés (délégation...) auprès des services de la préfecture Organiser les réunions et gérer les appels téléphoniques