Mission Générale : Réaliser des activités administratives au sein d'un service d'aide à domicile. Assurer l'accueil physique et téléphonique, analyser la demande et proposer au bénéficiaire le service le plus adapté à ses besoins. Organiser les interventions d'une équipe de personnel de terrain. Assurer la mise en œuvre et le suivi de la demande en mobilisant les ressources humaines nécessaires. 1. Accueil * Prendre, enregistrer et traiter les appels, mails, sms des salariés. * Répondre à la demande de l'usager et les orienter. * Traiter des données et des tâches administratives courantes (suivis des dossiers, remplir tableaux de bord.). * Ouvrir, affranchir et distribuer le courrier. 2. Préparation de l'intervention * Créer des prospects (première demande), réceptionne les demandes des bénéficiaires. * Planifier et réaliser des visites à domicile en accord avec son supérieur hiérarchique. * Rechercher le personnel d'intervention (compétences adaptées, disponibilité, distance). * Mettre à jour les plannings des intervenants et/ou bénéficiaires en fonction du contenu de la mission. * Mettre en place le service (prestations). * Informer le bénéficiaire, sa famille et/ ou le partenaire médico-social. * Veiller à la mise en place et au suivi de tous les dossiers bénéficiaires (signatures contrats ou avenants de prestation, mandat SEPA...). 3. Organisation des interventions et gestion du planning * Gestion des plannings * Assurer la continuité de la prestation : organise les remplacements des salariés (maladie, congés, formation...) * Vérifier et valider les heures d'interventions de chaque usager et salarié. * Mettre à jour les plannings. * Envoyer des devis/contrats, enquêtes de satisfaction aux bénéficiaires et/ou aux salariés. * Assurer le suivi de la modulation du temps de travail en faisant les réajustements nécessaires 4.Management/Ressources humaines : encadrer et soutenir les intervenants : * Rechercher les salariés disponibles pour intervenir au domicile en tenant compte des heures accordées sur la prise en charge, de la qualification de l'aide à domicile, et de la fréquence d'intervention au regard de leur contrat de travail. * Remontées et traitement des réclamations : analyser les remontées d'informations des bénéficiaires et des salariés et ajuster les prestations. * Recrutement : identifier les besoins en recrutement du secteur géographique et en informer la Responsable de secteur. 5.Qualité : suivi des interventions * Valider avec la personne aidée (ou aidant) et le salarié les modalités de l'intervention. * S'assurer de l'adéquation entre les prestations effectuées et les besoins exprimés. * Suivre l'évolution des situations et des personnes aidées et adapter l'intervention. * Savoir travailler en coordination avec le bénéficiaire et/ou l'aidant et les partenaires médico-sociaux. * Visiter les bénéficiaires : évaluer le degré de satisfaction et de la qualité des prestations, à réaliser au moins une fois par an. (bilan des besoins de la personne aidée). * Mettre en place des actions correctives. * Assurer l'astreinte téléphonique. 6.Gestion administrative * Etablir les devis et les contrats sous contrôle du Responsable de secteur. * Saisir les accords (notifications de prises en charge). * Mise à jour régulière des dossiers bénéficiaires en lien avec son supérieur hiérarchique. * Vérifier de la télégestion ... LES COMPETENCE PROFESSIONNELS REQUISES * Maîtrise du logiciel XELYA XIMI. * Etre capable d'utiliser le système informatique et les logiciels bureautiques standards. (Word, Excel, Internet et Outlook) * Etre capable de prendre en compte les spécificités des bénéficiaires vulnérables. * Organisation : autonomie dans la gestion des plannings et des priorités * Etre capable de manager une équipe (aides à domicile) avec le soutien du supérieur hierarchique. * Etre capable de gérer son secteur (gestion administrative). LES QUALITES REQUISES * Sens du relationnel et de l'écoute. * Réactivité et force de propositions. * Autonomie. * Polyvalence. * Sens de l'organisation * Patience * Rigueur. * Savoir rédiger et synthétiser des informations. Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et que vous souhaitez contribuer au succès d'une équipe dynamique, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : 12,00€ à 16,00€ par heure Nombre d'heures : 35 par semaine Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Lieu du poste : En présentiel Date limite de candidature : 01/03/2025 Date de début prévue : 01/03/2025