POSTE : Assistant Administratif BTP H/F DESCRIPTION : ASSISTANT ADMINISTRATIF TRAVAUX (H/F) ENVIRONNEMENT DU POSTE - Sous la responsabilité de Responsable de Filiale - Représentation de l'entreprise en interne et en externe : ® Interne : Service Travaux, Chargés d'affaires, Crédit Manager, Comptabilité, Service RH ® Externe : Prestataires, Fournisseurs et Clients - Lieu d'exercice : Agence Lieusaint - 77 - Outils, produits, machines et matériels utilisés : - Pack Office - METEOR - CHORUS - INTRACTIV - HOROQUARTZ - PLATEFORMES/ECHANGE LIASSES ADMINISTRATIVES ACTIVITES PRINCIPALES - Gestion travaux agence : Analyser les cahiers des charges (CCAP), Etablir les documents administratifs chantier (DC 4, PPSPS, DOE, S/T), Réaliser les contrats de sous-traitance, de compétence et de capacité, Réceptionner et effectuer le rapprochement des BR/factures fournisseurs et prestataires, En collaboration avec le Service travaux, assurer l'établissement de la facturation clients, Réaliser les cautions bancaires et établir le DGD Assister le service travaux en matière de contrôles règlementaires des matériels/engins chantier, Contrôler et envoyer les notes de frais des techniciens de pose et du service travaux ; gérer les cartes'affaire'. Vérifier et assurer la tenue et la fiabilité des tableaux de bords et des documents relatifs à l'activité chantier de l'agence, Participer activement à la tenue des stocks et aux actions d'améliorations de la rentabilité de l'activité chantier. - Recouvrement Société : Collecter les informations comptables et financières du client (notamment la solvabilité), Mettre à jour la base de données clients interne, Suivre l'évolution/ l'avancé des compte client, Gérer des éléments administratifs concernant le compte client, Analyser le compte client, Réaliser les encaissements des règlements, Limiter les retards par la pré-relance, Préparer les actions de relance, Relancer le client, Négocier une promesse de paiements et un échéancier, En collaboration avec les services dédiés, préparer l'action de recouvrement contentieuse Garantir la rapidité de communication des éléments nécessaires au bon recouvrement des créances, - Gestion administrative de l'agence : Participer à l'accueil téléphonique, Assurer la réception et l'envoi du courrier, Transmission des éléments variables nécessaires à l'établissement de la paie, Réaliser les différentes démarches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'agence (rédaction de courriers, envoi documentation auprès des architectes, BE, entreprises, administrations) Gérer les commandes de fournitures de bureau, Gérer les prestations de maintenance des locaux (électricité, sécurité incendie, nettoyage, informatique), Cette liste n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l'entreprise. PROFIL : PRE-REQUIS - Expérience professionnelle : 5 ans dans secteur TP/Bâtiment - Langues : Français courant - Diplômes : Bac +2 type Assistant Gestion PME/PMI COMPETENCES NECESSAIRES Compétences requises Bureautique et informatique Maîtriser les outils informatiques et les logiciels comptable/recouvrement, Connaissances requises Réglementation Maîtriser les normes et réglementations administratives (publiques, privées et grands comptes) du secteur BTP en vigueur Métier Connaissance la comptabilité clients et les principales techniques d'analyse de bilan Aptitudes requises Valeurs Esprit équipe, Solidarité Performance Actions orientées résultats, sens analyse et critique, pragmatisme, résolution de problèmes. Gestion priorités. Flexibilité dans l'exécution des tâches. Capacités relationnelles fournisseurs et prestataires et capacités de nég