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Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) du Tableau (H/F) 33 - BORDEAUX
Offre n° 181RQVH
Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) du Tableau (H/F)
33 - BORDEAUX - Localiser avec Mappy
Publié le 25 septembre 2024
Pour accompagner la mise en œuvre pratique des missions régaliennes de l'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, soutenir l'action des conseillers et des collaborateurs de l'Ordre au quotidien, apporter un service aux architectes et participer à la protection du titre d'architecte. L'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine, recherche un(e) : Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) du Tableau Vos missions seront : La gestion du Tableau de l'Ordre - Accueil physique et téléphonique des futurs inscrits - Constitution des dossiers d'inscription architectes et sociétés (réception et contrôle des pièces justificatives obligatoires, demande de pièces complémentaires) - Traitement des demandes de radiation, de transfert, de modification - Traitement des prestations de services des architectes étrangers, - Validation des décisions entérinées lors du Conseil, (Procès-verbaux et courriers) - Gestion de la boite mail du Tableau La gestion et le contrôle des assurances - Contrôle annuel des assurances des architectes (tout mode d'exercice) et sociétés (première quinzaine du mois d'avril), - Suivi des relances assurances, - Traitement des décisions prises en conseil et bureau, - Désignation des architectes gestionnaires et envoi des dossiers, - Contrôle et suivi des assurances après chaque conseil, Assurer le secrétariat de l'Ordre - Accueil physique et téléphonique en binôme avec l'autre assistante administrative - Classement et archivage - Rédaction de courriers et compte-rendu, prises de notes - Mise à jour de la « To-do-list » La gestion et la maintenance des locaux (siège et pôles) - Gestion des contrats des locaux (assurances, ménage, fournisseurs.) - Maintenance des locaux - Demande de devis d'entretien/réparation - Gestion des demandes des modules concernant le bâtiment. Etre référent du Pôle de Pau - Soutien aux élus du Pôle dans l'organisation d'évènements ou de réunions (inscriptions, visio, comptes-rendus, courriers.) - Suivi logistique des évènements et réunions organisés par les élus du Pôle (intendance, cadeaux de remerciements pour intervenants.) Le soutien aux actions de communication et d'évènements - Participation à l'organisation d'évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d'Architecture en Mouvement, After-archi.) Process Binôme : Intervient en soutien sur les missions de l'autre assistante administrative en cas d'absence. Profil recherché : Savoir-faire : - Être en mesure d'accueillir du public et des architectes, les fournisseurs, planifier les rendez-vous. - Savoir rédiger et mettre en forme des courriers - Capacité à suivre des procédures - Savoir contrôler des travaux réalisés - Savoir respecter des délais - Savoir chercher une information dans un contrat et pouvoir le négocier Savoirs transverses : - Accueil et écoute du public - Collaboration en équipe - Outils bureautique - Analyser les demandes Savoir être : - Adaptabilité - Polyvalence - Sens de la diplomatie, - Sens de l'organisation - Avoir le sens de l'écoute et de la communication, Expérience exigée : - Idéalement une expérience de 3 à 5 ans sur le même type de poste ou équivalent Poste basé au siège de l'Ordre à Bordeaux (avenue Thiers) Rémunération : de 1850,00 € brut à 2150,00 € brut selon profil et convention collective + 13ème mois mensualisé Lettre de motivation et CV à adresser à : Mme Julie DUPUY au 308 avenue Thiers 33100 Bordeaux ou par mail (idéalement) à : j.dupuy.ordre@architectes.org
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1850.0 Euros à 2150.0 Euros sur 12.0 mois
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone régionale
Profil souhaité
Expérience
- 4 An(s) - en administratif et secrétariatCette expérience est indispensable
Formation
- Bac ou équivalent
Compétences
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Maîtrise du pack Microsoft et internetCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- Planifier des rendez-vous
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Activités des organisations professionnelles
Entreprise
ORDRE DES ARCHITECTES
6 à 9 salariés
Mme Julie DUPUY
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