Nous recherchons pour le compte de notre client...Accueil - Assure l'accueil physique et téléphonique. - Réceptionne, traite et distribue le courrier arrivé. - Gère les départs de courriers. Suivi administratif - Suit la mise à jour des délégations (d'achats, d'offres...). - Procède à l'archivage de l'ensemble des documents du périmètre dédié. - Participe à la constitution des dossiers d'appels d'offres. Matériel - Saisit et suit dans l'ERP l'ensemble des contrôles réglementaires des matériels. - Communique avec les services concernés du siège (juridique et matériel) lors de la location de matériel roulant. - Gère les documents administratifs des matériels, de sa réception à sa restitution. Gestion - Crée et suit les projets dans l'ERP en liaison avec sa hiérarchie. - Saisit la production dans les affaires. - Assure le suivi et le lettrage des factures à établir et recevoir. - Justifie les factures à établir et à recevoir en vue des clôtures semestrielles. - Emet et réceptionne les factures internes. - Prépare mensuellement les résultats par projet y compris les frais de structure. Clients - Demande une enquête de solvabilité pour les nouveaux clients auprès des services du siège et assure le suivi et l'information auprès du/de la Responsable administratif(ve) et gestion ou des différents exploitants. - Réalise la création des comptes clients dans l'ERP. - Saisit dans l'ERP les commandes clients et les contrats spécifiques. - Collecte les éléments de facturation auprès des différents Responsables d'agences. - Etablit et suit la facturation. - Envoie et classe les factures client. - Relance les clients et fait le lien avec le service client du siège. - Renseigne dans l'ERP les motifs de retards et actions menées. Achats - Fournisseurs - Suit les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs. - Suit les contrats de sous-traitance et des prestataires de services. - Collecte et contrôle les documents obligatoires. - Saisit les commandes et les réceptions. - Traite les factures dématérialisées. - Transmet les éléments de facturation au service fournisseur du siège pour mise en règlement. - Suit les demandes émises auprès des services supports dédiés du siège (cartes carburant, téléphones portables, contrats EDF...). - Suit la consommation des divers abonnements (carte de carburant, de téléphones portables, équipements de protection individuelles...). - Contrôle et enregistre les factures des sociétés de travail temporaires. Gestion du personnel - Assure les démarches administratives et réglementaires lors de l'embauche d'un salarié en relation avec la Direction des Ressources Humaines. - S'assure de la tenue du registre du personnel. - Etablit en partie les contrats de travail à durée indéterminée du personnel NON-CADRE conformément aux matrices de la Direction des Ressources Humaines et assure le suivi des contrats de travail et avenants. - Réalise le planning du parcours d'intégration (y compris l'accueil sécurité). - Constitue et tient à jour les dossiers administratifs du personnel dans le SIRH. - Suit les arrêts de travail (Accident de travail (AT), maladie, accidents de trajet...) sur le plan administratif dans le SIRH. - Saisit les pointages et les éléments variables. - Saisit les pointages du personnel intérimaire. - Formalise des demandes de personnel intérimaire émis par l'exploitation. - Assure la gestion des contrats du personnel intérimaire. - Gère la planification des formations en agence et les documents associés. - Suit l'avancement du plan de développement de compétences de l'agence en liaison avec sa hiérarchie. - Saisit et suit dans l'ERP les habilitations/formation du personnel et les visites médicales. - Gère les demandes de voyage du personnel. - Saisit les notes de frais dans l'application dédiée. - Est l'interlocuteur local des salariés pour toutes questions liées à sa situation (mutuelle, o'solidaire...) en lien avec la Direction des Ressources Humaines.