PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE : L'Union des Groupements des Epiceries Sociales et Solidaires réunies 6 groupements territoriaux représentant 130 épiceries, engagées dans la lutte contre la précarité alimentaire et la dignité des personnes. Depuis 4 ans, la mission de l'UGESS est de : - représenter ces groupements d'épiceries et épiceries sur le niveau national - porter un plaidoyer pour un droit à une alimentation durable et choisie pour tou.te.s - structurer les collectifs territoriaux et faciliter leurs coopérations. - être en soutien au développement des épiceries En tant que tête de réseau, l'UGESS redistribue à ses épiceries membres des subventions publiques ainsi que l'agrément (l'habilitation alimentaire). Notre Union comptant de plus en plus d'adhérents, elle doit s'adapter à la croissance des demandes, tout en continuant à accompagner les épiceries dans leurs démarches administratives. C'est dans ce contexte d'évolution rapide que nous cherchons un.e chargé.e d'administration et suivi financier, afin d'assurer la bonne gestion des demandes d'adhésion, de subventions et d'agrément. Vous aurez donc comme missions principales : Assurer le suivi des adhésions (en lien avec la chargée de mission, en charge de la coordination des campagnes d'adhésion annuelles) : - Accueil administratif et soutien opérationnel aux adhérents dans la procédure d'adhésion - Lancement des campagnes et enregistrement des adhésions (renouvellement et création) - Suivi de la base de données adhérents (mise à jour et consolidation des informations administratives) - Facturation des adhésions - Gestion de la réception des bulletins complets dans les délais - Suivi des relances Contrôler les dotations financières et les agréments délivrés aux épiceries (en lien avec la gestionnaire comptable, en charge du versement des enveloppes financières) : - Accueil administratif et soutien opérationnel aux adhérents - Etablissement, envoi et suivi des conventions - Vérification de l'éligibilité des demandes de subvention ou d'agrément selon des critères définis - Contrôle de la conformité des pièces justificatives constitutives des dossiers - Suivi des retours et traitement des dossiers dans les délais - Appui à la création de tableaux de bord et reporting Contribuer au bon fonctionnement administratif de l'association : - Etre le point d'entrée de l'association (contacts téléphoniques, mails) - Accompagner les besoins administratifs de l'équipe - Participation à la rédaction de compte-rendu et dossier de financements - Participation aux instances de la vie associative - Rédaction de courrier - Gestion des stocks et commandes fournitures