Missions - Suivi administratif et financier des prestations de formation sur un Pole principal de formation avec selon les conventions des missions transversales dans l'organisme de formation - Gère et coordonne les informations liées aux prestations de formation (par exemple : communication avec les apprenants, transmission des informations à l'équipe pédagogique, suivi technique auprès des interlocuteurs techniques des financeurs) - Accueille et informe les différents interlocuteurs (par exemple : apprenants, entreprises, intervenants externes) - Assure le suivi post-formation dans sa dimension administrative - Assure la gestion administrative et économique des actions de formation en lien avec le responsable de formations (avec, par exemple, la production de documents : rapports d'activité, compte rendu) - Saisie des temps de présence formateurs dans le logiciel dédié o Sofia : Logiciel interne Stagiaires et salariés o Rému, Form prof Déclaration heures stagiaires o SAFIR : Facturation o KAIROS pour la rémunération des stagiaires de la formation professionnelle Activités Suivi du Conventionnement : - Ouverture du dossier sur les progiciels informatiques dédiés - Finalisation des conventions à partir des informations transmises par le responsable de formation et adjoints, coordos, et les formateurs ou conseillers en insertion concernés Échanges avec les stagiaires : - Information téléphonique sur le déroulement administratif de la formation - Réponses aux questions administratives posées tout au long du parcours - Communication avec les apprenants, transmission des informations nécessaires - Convocation, courriers, transmission des programmes et documents pédagogiques, etc. - Accueil des apprenants dans les locaux à l'ouverture de l'action de formation - Collecte des informations : feuilles d'émargement, attestations - Constitution des dossiers d'indemnisation des stagiaires Aide à la Facturation et à l'encaissement : - Saisie des entrées, présences en fonction des plannings dans les applicatifs dédiés, vérification et validation des heures pour facturation (formateurs et stagiaires) - Complétude des extranets liés aux prestations, récolte, scan et attachement des livrables, validation de la prestation - Établissement des factures - Adressage au client et/ou à l'organisme financeur - Suivi du règlement - Relance des impayés - Suivi post-formation - Elaboration du rapport d'activité par action de formation - Saisie des tableaux de bord de gestion mensuelle Compétences à mobiliser pour le poste : Savoir-faire : - Montage et suivi d'un dossier de convention de son ouverture jusqu'à sa clôture - Aisance informatique générale - Organisation, planification - Pré facturation Connaissances : - Logiciel du pack office - Secrétariat (classement, courriers, etc.) ; - Concepts et termes techniques de l'univers de la formation Aptitudes : - Accueil de tout type de public et demandes avec diplomatie et patience - Rigueur - Discrétion/confidentialité respect des données RGPD - Sens du service interne et externe - Travail en équipe - Force de proposition Formation et expérience souhaitées : - Formation initiale : BTS / niveau Bac + 3 - Expérience dans l'univers de la formation sur des fonctions similaires