La société Fluide Energie Services recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un remplacement en congé maternité. CDD de 6 mois (Renouvelable) GESTION DES INTERVENTIONS Prise en compte des demandes d'interventions + Affectation du technicien dans notre GMAO TWIMM Contrôle des interventions effectuées / non effectuées - Relancer les techniciens ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE Recueillir les messages téléphoniques et e-mails et les transmettre aux différents services concernés Mise à jour du carnet d'appel GESTION DES ACHATS Saisie des commandes - Logiciel SAGE 50 Gestion des commandes / BL / Bon de réception Gestion et contrôle des factures d'ACHATS - Logiciel ZEENDOC Gestion des relances et réclamations auprès des fournisseurs Compte rendu mensuel envoyé à la Direction SUIVI DES COMPTEURS Gestion du planning « relevé de compteur » + mise à jour des données et envoi au client APPEL D'OFFRES Envoyer les veilles AO aux personnes concernées, quotidiennement + Consultation des veilles Préparation des documents obligatoires GESTION ADMINISTRATIVE GENERALE Gestion et envoi du courrier Mettre à jour les documents internes à l'entreprise : - Organigramme - Liste du personnel (contact) Gestion des documents techniques - Techniciens - Affichage coupure ECS et Chauffage - Avis de passage - Livret de chaufferie . Organisation des déplacements - Réservations professionnelles (Avion, Hôtel..) Gestion et mise à jour des attestations, certificats et documents obligatoires (Qualibat, Attestation de capacité, .) Archivage Gestion du suivi des entretiens chaudières - Suivi auprès du client (tableau de suivi) - Envoi des attestations chaudières GESTION DU PARC AUTOMOBILE Gestion des rendez-vous garage Gestion du suivi des entretiens véhicules + Etat des lieux Suivi des télépéages et envoi du compte-rendu à la direction - ULYSS Gestion des assurances Gestion des kilométrages et envoi du compte-rendu à la direction Gestion des procès-verbals et infractions électroniques (dénonciation, paiement, contestation.) COMPETENCES Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative Connaissance des techniques de classement et d'archivage Excellentes capacités de communication écrite et orale Sens du service et de la relation client Capacité à gérer plusieurs tâches de manière simultanée Sens de l'organisation et rigueur QUALITES Discrétion et respect de la confidentialité Proactivité et capacité d'adaptation