1. Définition de la fonction : Au sein du Pôle prévention promotion de la santé, le/la secrétaire intervient plus particulièrement dans la réalisation des tâches liées à l'accueil téléphonique et à la coordination administrative et logistique sur les programmes de prévention à destination des retraités. Il/elle peut intervenir dans le cadre de l'animation (présentation en interface avec le public et le partenaires) principalement sur le département du Doubs pour le programme Les Ateliers Bons Jours Compétences requises : Savoir et savoir-faire - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel.) - Maîtrise des outils collaboratifs (Office365.) - Maîtrise des techniques de communication et de l'information - Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis - Capacité de gestion administrative, logistique - Compétences rédactionnelles, notamment respect des règles grammaticales et orthographiques - Accueil téléphonique (appels entrants et sortants) et gestion des inscriptions Savoir être : Réactivité, Polyvalence, Discrétion, Sens de l'organisation et gestion des priorités, Aisance relationnelle, Adaptabilité Contraintes particulières : Disponibilité, Permis B obligatoire 2. Activités - Actions dominantes : assurer la logistique des actions Concernant la programmation des ateliers en présentiel et en distanciel o Vous êtes en charge de l'accueil téléphonique, de l'information et la promotion du dispositif (appels entrants et sortants) pour mobiliser les publics o Vous préparez divers courriers et/ou emailing pour les relais et partenaires locaux (mairies, associations, .) et pour les seniors bénéficiaires des actions o Vous réalisez du publipostage ou de la gestion d'emailing o Vous créez des dossiers de suivi logistique des ateliers sur informatique o Vous gérez les impressions o Vous élaborez les calendriers prévisionnels en lien avec les coordonnateurs et chargés de projets o Vous contactez : les partenaires (réservations de salles, modalités de remise des clefs, etc.) les prestataires (animateurs et intervenants) pour valider les calendriers et élaborer les conventions o Vous faites de la saisie sur les différents logiciels de suivi administratif (Prosper, ABJ report, Axonaut etc.) Dans le cadre du lancement des ateliers et suivi des ateliers en cours o Vous êtes en charge des appels entrants et sortants o Vous préparez les impressions et l'envoi des conventions d'interventions prestataires o Vous transmettez les informations logistiques aux interlocuteurs concernés (animateurs, coordonnateurs, intervenants) o Vous préparez les dossiers (documents, livrets pédagogiques.) o Vous mettez à jour des listes de participants et des dossiers de suivi logistiques sur informatique o Vous saisissez et faites des extractions de données : questionnaires d'évaluation, assiduité, etc. o Vous contactez les animateurs sur le déroulement du module et son suivi avec le chargé de projets o Vous traitez les dossiers retournés par les animateurs en fin de module o Vous gérez les stocks de documents et supports pédagogiques, commandes -Actions secondaires o Vous êtes en charge de l'accueil/l'émargement et l'assistance aux coordonnateurs et chargés de projets lors d'évènements de promotion o Vous participez aux réunions des différentes commissions et groupes de travail internes et externes pour lesquels vous êtes mandaté o Vous pourrez être sollicité(e) pour intervenir afin de présenter le programme aux participants et partenaires locaux. 3. Divers - CDI - période d'essai 3 mois renouvelable 1 fois - CCN Mutualité - T1 - Salaire : 25 200€ bruts annuels pour un ETP - Disponibilité du poste : immédiate - Déplacements ponctuels sur le département - Horaires fixes / temps complet par semaine - Poste basé à l'antenne prévention de Besançon - Avantages collectifs : Chèques déjeuners / Mutuelle / Télétravail