Intitulé du poste : Assistante Administrative - Accès Planning Lieu : Meyreuil Type de contrat : Intérim Horaires : 39h00 par semaine du lundi au jeudi de 8h00-12h00 / 13h00-17h00 et le vendredi de 8h00-12h00 / 13h00-16h00 Prise de poste : Rapidement Hiérarchie : Sous la responsabilité de l'Assistante de direction Missions principales : L'Assistante Administrative Accès Planning a pour mission d'assurer la gestion du planning des interventions tout en garantissant une communication fluide entre les différents services. Elle est également responsable de la mise à jour des dossiers clients, du traitement des documents administratifs et des comptes rendus d'intervention. Planification & Gestion des interventions : - Réception et gestion des appels entrants et sortants. - Création des interventions (dépannage, travaux, maintenance). - Coordination avec les intervenants et sous-traitants. - Envoi des propositions et des confirmations d'intervention aux clients. - Suivi des sous-traitants, y compris la gestion du stock à leur mettre à disposition. - Mise à jour et gestion du planning des interventions. Le reste du temps libre sera de réaliser ces tâches : Mise à jour des clients : - Vérification et mise à jour des informations clients dans Sage, Synchroteam et Drive. - Synchronisation des données entre les outils. - Mise à jour des dossiers clients (adresses, interventions, documents associés). - Scan et archivage des dossiers clients. Suivi des véhicules et formations : - Entretien et suivi administratif des véhicules de la société. - Organisation des formations obligatoires. - Suivi des assurances et contrôles techniques Profil recherché : - Expérience souhaitée dans un poste similaire. Les profils juniors sont également les bienvenus, la formation étant assurée en interne par l'assistante de direction. - Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Word). - Sens de l'organisation et aptitude à gérer les priorités. - Bonnes compétences en communication et en relation client. - Réactivité et capacité à gérer les situations d'urgence. - Esprit d'équipe, rigueur et sens de l'écoute. - Respect de la hiérarchie.