Voici un aperçu des missions proposées : Suivi des dossiers comptables et administratifs : - Saisie des factures : réception, vérification et transmission des factures aux services concernés. - Suivi de la comptabilité courante : gestion des factures, des relances factures impayées, des paiements fournisseurs et des encaissements clients. - Préparation des dossiers administratifs : compilation de documents pour les démarches légales ou administratives (inscriptions, déclarations). Gestion administrative courante : - Traitement des courriers : réception, enregistrement et distribution du courrier entrant, envoi des courriers sortants. - Gestion des appels téléphoniques : réception, orientation des appels vers les interlocuteurs appropriés. - Gestion des emails : tri, réponse et suivi des emails entrants, classement et archivage électronique. - Rédaction de documents administratifs : courriers, notes de service, comptes rendus, rapports simples. Accueil et secrétariat : - Accueil des visiteurs : réception des clients, partenaires, et orientation. - Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation des réunions pour les collaborateurs et la direction. - Gestion des salles de réunion : organisation logistique, préparation des équipements (projecteurs, ordinateurs). Gestion des fournitures et équipements : - Commande et gestion des fournitures de bureau : anticipation des besoins, relation avec les fournisseurs, suivi des stocks. - Suivi du matériel : coordination avec le service informatique pour les besoins en équipement, gestion du parc d'imprimantes et autres matériels partagés. Gestion des documents et archives : - Classement et archivage des documents administratifs (contrats, dossiers fournisseurs, documents comptables). - Mise à jour des bases de données : suivi des documents numérisés et gestion électronique des documents (GED). - Assistance dans la gestion des dossiers clients et fournisseurs : suivi administratif et mise à jour des fichiers. En termes de compétences : Techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - À l'aise avec les logiciels de gestion administrative et GED Organisationnelles : - Rigueur, gestion des priorités et des urgences - Autonomie dans le suivi des tâches Relationnelles : - Excellente communication écrite et orale - Sens du service, esprit d'équipe, diplomatie et bienveillance