Intitulé du poste : Adjoint administratif assistant de l'encadrement Lieux de travail : SITE LASALLE 10-14 rue du Général Lasalle 75019 PARIS Organisation du travail : 37H30 / semaine - Du lundi au vendredi Horaires : 9h/16h30 ou 9H30/17H00 DESCRIPTION DU CONTEXTE Le 19ème arrondissement regroupe 2 secteurs de psychiatrie adulte. Le site d'hospitalisation, situé dans le quartier de Belleville, comprend 111 lits répartis sur 4 étages. L'équipe d'encadrement des deux pôles est composée de 6 cadres de proximité. Exercice en lien avec les deux cadres supérieurs de pôle. DESCRIPTION DU POSTE L'assistant de l'encadrement a pour mission d'alléger la charge de travail des cadres sur certaines activités et tâches définies, permettant ainsi une meilleure disponibilité de l'encadrement sur leurs fonctions essentielle. MISSIONS Fonction logistique : - Gestion et suivi des commandes Lyreco des unités de soins : commande, réception, distribution, gestion d'un stock tampon - Gestion des stocks bio médicaux : commande, réception, gestion des stocks en lien avec l'encadrement - Vérification régulière de l'état de matériels divers : matelas, lits médicalisés (vérification de l'état, commande, location, réception) Fonction administrative : - Suivi des recrutements et démarches en lien avec la prise de poste du futur professionnel : demande de création de la boîte mail, de codes d'accès divers, formation Dossier Patient Informatisé, sensibilisation des nouveaux professionnels à certains logiciels : PTAH, Qualnet et intranet - Suivi des remplacements y compris de l'intérim en lien avec les cadres de santé, la direction des soins et la DRH - Suivi du déroulé de carrière des agents en établissant un tableau de bord (avis sur renouvellement de contrat, évaluation trimestrielle dans le cadre de la stagiairisation) - Aide à la planification des entretiens sur Gesform - Gestion et suivi des cartes professionnelles des agents des unités de soins - Gestion et Suivi des formations obligatoires : AFGSU, formation incendie, - Gestion des affichages d'information à destination des usagers et du personnel - Rédaction des comptes rendus des réunions - Rédaction des comptes rendus des réunions d'équipe paramédicale sur chaque unité Fonction hospitalière : - Commandes des transports et organisation et gestion des transferts - Suivi des séjours thérapeutiques - Gestion des tâches en lien avec les hospitalisations sans consentement (notifications, JLD) PROFIL Diplômes ou qualifications : Assistant Médico-Administratif / Adjoint des Cadres Hospitalier - Connaissance du milieu hospitalier - Discrétion professionnelle - Respect de la confidentialité - Sens de l'écoute et du dialogue - Sens du contact et de la communication avec la patientèle accueillie - Diplomatie, disponibilité et adaptabilité - Réactivité, organisation et méthode de travail - Travailler en équipe pluridisciplinaire en se situant dans son champ de compétences. - Analyser et optimiser les stocks de produits, matériaux, équipements dans son domaine de compétences - Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données dans son domaine d'activité - Maitriser les logiciels métier et les outils bureautiques