Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Président de la MDA 46 et sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice, le/la Secrétaire Assistant.e sera chargé.e, au sein de l'équipe pluridisciplinaire de : Accueil et information : - Accueil téléphonique et physique des adolescents, parents, professionnels et partenaires lors des temps d'ouverture de la MDA. - Aider les jeunes et les parents à exprimer leurs demandes. - Repérer les situations nécessitant un accompagnement - Renseigner sur les modalités de prise en charge au sein de la MDA - Accueillir et accompagner des stagiaires reçus à la MDA Suivi administratif et comptable : - Création et gestion des documents et outils de suivi d'activité - Gestion des agendas de l'équipe - Gestion du courrier, préparations de réunions, rédaction de compte rendus et PV de réunions dans le respect des délais - Rédaction, enregistrement et archivage du courrier, des dossiers utilisateurs, et tout document administratif - Gestion administrative et opérationnelle du fonctionnement des instances associatives - Participation à l'exploitation et au suivi des données d'activité y compris numériques (site, ) ; alimentation des outils numériques à partir des informations communiquées par l'équipe - Préparation des éléments de salaire des permanents et prestataires en lien avec la direction, suivi administratif des dossiers du personnel (suivi congés, arrêt de travail, des organismes sociaux ) - Saisie et enregistrement des pièces comptables en lien avec le cabinet comptable et la direction - Suivi des contrats de prestations de services extérieurs - Participation à la rédaction du rapport d'activité - Élaboration et actualisation de tableaux de bord et d'outils numériques (suivi d'activité, RDV, réalisation de fiches action ) - Réception, tri et transmission fidèle et réactive d'informations (courrier, messagerie, notes d'information, téléphone, passages.) auprès de chaque interlocuteur concerné - Recensement, commande, gestion et suivi des besoins liés à l'activité (équipements, abonnements, fournitures diverses) - Suivi et traçabilité des dossiers transmis par la hiérarchie - Encadrement de stagiaires (occasionnellement), suivi de la documentation et des conventions de stage Savoirs, connaissances requis : Notions administratives, juridiques et législatives Maitrise d'outils administratifs et de suivi (tableau de suivi des dépenses, prépa paie, plannings.) Qualités professionnelles requises : - Qualités relationnelles et sens de l'accueil, écoute et observation - Discrétion professionnelle - Rigueur, méthode, organisation - Sens de l'anticipation des échéances - Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse - Souplesse, capacité d'adaptation (liée à la diversité d'acteurs rencontrés, cultures, modes de fonctionnement) - Capacité à évaluer des situations - Capacité à hiérarchiser les urgences, à rendre compte - Capacité à contribuer au développement du partenariat - Faire preuve de volonté pour le travail en équipe et en transversalité - Savoir se rendre disponible sur le plan relationnel (parents, jeunes, partenaires) tout en assurant des tâches plus techniques - Savoir transmettre des informations au sein de plusieurs pôles de professionnels Profil : Diplôme niveau 4 en secrétariat exigé avec solides notions de comptabilité Expérience métier confirmée exigée Maitrise d'outils de bureautique et logiciel(s) métiers (suite Office, internet, messagerie, réseaux sociaux, téléphonie fixe, mobile et scanner, copieur ) La connaissance des structures « santé des jeunes » et/ou du public adolescent est un plus. Permis B exigé. Poste base a Cahors. Horaires : 35h par semaine répartis sur 5 jours, comprenant une présence obligatoire le mercredi journée entière et le mardi jusqu'à 20h.