Le secrétariat du service de Rhumatologie se compose de cinq secrétaires, réparties entre les activités de consultation, le secteur d'hospitalisation et l'hôpital de jour (HDJ). Missions principales Accueil téléphonique ligne d'hospitalisation partagée (matin/après-midi) Accueil physique (délégués médicaux, internes, externes, ARC..) Gestion et préparation du dossier médical Coordination du parcours patient Archivage numérique Activités au quotidien Gestion administrative liée au secteur d'hospitalisation : relecture et mise en forme des lettres de liaison, numérisation, envoi des courriers patients, archivage Travail en binôme pour l'accueil téléphonique du secteur d'hospitalisation Prise de rendez-vous via Dx Planning Saisie et gestion des courriers de consultation pour les médecins référents Gestion des questionnaires douleur Gestion de la téléexpertise Création de documents types Utilisation du logiciel SPARK pour l'archivage et la gestion des dossiers patients Réception, tri et distribution du courrier interne et externe, ainsi que des fax liés à l'hospitalisation Transmission des dossiers patients à la demande de la direction de la clientèle Gestion des mails, y compris la boîte mail générique du service (en alternance avec l'équipe) Assurer la continuité des activités en cas d'absence de collègues (secrétaire d'HDJ, binôme, etc.) Tâches partagées : commandes de fournitures, gestion du téléphone, courriers postaux. Relations avec l'université, les directions du CHU