Vos activités principales Assure le secrétariat particulier du Préfet : - Accueil téléphonique - Gestion de l'agenda - coordination des rendez-vous - Prise de notes - diffusion des notes, courriers et documents - Tenue et suivi des dossiers - Préparation des repas et réceptions (listes - plans de table) - Tenue du centre de responsabilité « frais de réception » du préfet - Contribution à la supervision d'évènements protocolaires - Suivi des congés des sous-préfets et chefs de services - Élabore le tableau des permanences des membres du corps préfectoral - Coordination de l'action du secrétariat du Préfet et du Directeur de cabinet Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Temps plein Le poste suppose de : - savoir hiérarchiser l'urgence des sollicitations et prioriser le travail à accomplir - faire preuve de méthode et de rigueur dans l'organisation du travail - faire preuve de réactivité - savoir s'adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques - savoir respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées - posséder des qualités relationnelles - travailler en lien et avec les autres secrétaires - être polyvalent(e) - Activités du service Le cabinet du Préfet est sous l'autorité directe de la Directrice de Cabinet. Ses missions principales consistent : - à gérer les problèmes d'ordre public - à assurer la sécurité des personnes et des biens - à gérer les dossiers réservés - à coordonner la politique de communication des services de l'État - à organiser les voyages officiels des autorités gouvernementales dans le département - Composition et effectifs du service 68 agents répartis entre le Bureau du cabinet, le Service de la Communication Interministérielle, le Secrétariat et la Direction des Sécurités. - Liaisons hiérarchiques Directrice de Cabinet du Préfet Préfet de Région - Liaisons fonctionnelles Services du Cabinet, de la Préfecture, des Sous-Préfectures Autres services déconcentrés et collectivités Cabinets ministériels