Le (la) titulaire du poste sera chargé(e) d'accompagner les Conducteurs Travaux de l'entreprise dans la gestion opérationnelle de leurs chantiers. Sous l'autorité des Conducteurs Travaux et de la Responsable Administrative, le(la) titulaire devra être doté d'un bon esprit de collaboration et de communication. Activités principales (liste non exhaustive) Gestion opérationnelle des chantiers : - Préparation des dossiers de chantier : o Préparer les dossiers de chantier et les communiquer aux conducteurs travaux o Création de carte géographique sur Google Maps o Compléter les dossiers de chantier à la suite du relevé terrain réalisé par les conducteurs travaux o Mettre à jour les dossiers de chantier au retour des retours travaux réalisés par les équipes (données propriétaires, centralisation avancement) o Éditer les documents clients pour diffusion aux équipes (PPS / analyse environnementale / fiche de chantier) - Recherche des propriétaires privés pour complétude des dossiers de chantier : o Auprès des Mairies, pages blanches, sites interne mis à disposition par notre donneur d'ordres (Mapwood, E-élagage) o Prévenance propriétaires à la suite de la programmation d'une coupure d'électricité par notre donneur d'ordre - Communiquer auprès des Services de l'État et des donneurs d'ordres : o Réaliser les Prévenances Mairies o Réaliser les DT/DICT o Demander les arrêtés de circulation o Communiquer le planning aux donneurs d'ordre par mail et via la plateforme interne - Saisir et facturer les devis clients : o Réaliser les devis avant travaux sous validation de sa hiérarchie o Réaliser la facturation mensuelle des dossiers de chantier, dossiers de coupure sous validation de sa hiérarchie Gestion Ressources Humaines : o Saisie des fiches d'heures chaque semaine o Communication des comptes d'heures aux salariés (1x par mois), o Renseigner les variables de paie dans l'outil interne (arrêt maladie, CP etc.) o Compléter le registre administratif et la fiche d'intégration à l'arrivée d'un nouveau collaborateur Tenir l'accueil : o Gestion du courrier entrant et sortant o Gestion du standard téléphonique o Archivage des documents Contribuer à l'efficacité des systèmes de management : environnement et santé/sécurité au travail : o Remonter toutes les informations pertinentes o Remplir et communiquer les rapports d'incidents o Soutien aux autres services dans diverses tâches opérationnelles o Participation au déploiement d'un ERP Conditions particulières d'exercices o Travail au bureau o CDI - 35h00 o Taux horaire : selon expérience o Mutuelle d'entreprise Poste à pourvoir rapidement dans le but de réaliser un tuilage avec la titulaire actuelle qui se situe au siège à Saint Germain du Bois (71330). La formation aura lieu au Siège