L'APAJH de l'Ariège recrute pour l'IME d'Eycheil un(e) Agent administratif principal H/F en CDD à temps partiel (21h hebdomadaires) pour une durée de 1 mois renouvelable. Missions générales et attributions : Gestion téléphone : Accueil du public, renseignements - Prise des messages - Filtrage des appels - Enregistrement du courrier arrivé et du courrier départ - Gestion des registres de présence (usagers, personnels, stagiaires) et tableaux de bord - Elaboration, rédaction et dactylographie de tout courrier (avec consignes de la Directrice, Cheffe de Service) - Dactylographie et classement des courriers à l'attention des familles/intervenants - Suivi des factures : rapprochement des devis, accord pour commande et des bons de livraison, mise à la signature, expédition au siège. - Archivage des divers documents et dossiers - Commande et demande de devis fournitures de bureau et autres Gestion des salariés : - Constitution et mise à jour du dossier individuel du salarié - Gestion des visites médicales d'embauche, annuelles et de reprise de travail après un arrêt de travail de plus de 30 jours, - Gestion, des arrêts de travail : - Enregistrement et contrôle des arrêts de travail, puis des indemnités journalières après recueil sur site internet de la CPAM - Inscription à CHORUM pour les arrêts de travail de plus de 3 mois - Suivi des indemnités journalières CPAM - Saisie et contrôle des éléments de paie - Gestion du dossier de Formation (PAUF, inscription, etc.. en lien avec le siège) Constitution du dossier des jeunes accueillis : Préparation à l'admission : - Courrier aux familles avec les divers documents (livret d'accueil, règlement de fonctionnement, ..) - Etablissement du contrat de séjour Gestion de la caisse : - Classement des pièces justificatives des dépenses de caisse, - Etablissement des décomptes journaliers de caisse - Gestion des entrées et sorties de la caisse LOGICIELS INTERNES : OCTIME : Vérification, en lien avec la Direction, des éléments variables de paie des salariés NETVIE : - Création des dossiers des jeunes - Suivi des dossiers (mise à jour) - Insertion par scan des documents (notifications, contrat de séjour, avenants, ESS, etc.) ALFA GRH : - Saisie et contrôle des éléments de paie - Etablissement et rédaction des CDD inférieur à 3 mois - Gestion des départs des salariés (certificat de travail, solde de tout compte, attestation Pôle Emploi, BIAF) - Etablissement des attestations de salaire, puis envoi à la CPAM par le biais de Net-Entreprises LOGICIEL VIA TRAJECTOIRE : En lien avec l'assistante sociale : veille à la mise à jour des dossiers usagers Compétences : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Internet - Bonnes capacités rédactionnelles - Savoir communiquer rapidement et efficacement - Anticipation, proactivité Personnalité : - Autonomie - Discrétion - Aisance relationnelle et bonne expression orale - Goût pour le travail en équipe Diplôme requis : BEP secrétariat Expérience dans le secrétariat souhaitée de 2 ans Majoration de salaire possible selon reprise d'ancienneté (sur justificatifs présentant les mêmes fonctions)