Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits). Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron. Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône. Missions principales : L'AMA organise la gestion des rendez-vous d'examens, la frappe des examens d'Imagerie Médicale et réalise l'enregistrement administratif du patient. Activités spécifiques : - Répondre aux besoins et aux attentes des patients, médecins et équipes pluridisciplinaires. - Avoir un rôle de coordination entre les différents interlocuteurs. - Connaitre l'ensemble des procédures et échanges avec les organismes de santé. - Maitriser les logiciels de bureautique utilisés au quotidien. - Maitriser les termes techniques du milieu médical. - S'impliquer dans la démarche qualité de l'imagerie. Compétences attendues : Au niveau de l'accueil physique : Enregistrement administratif des vacations publiques et privées. Facturation des dossiers pour les vacations privées. Scanner les ordonnances du CSNP... Au niveau de l'accueil téléphonique : Diriger le patient en fonction de sa demande et de ses besoins. Prise de rendez-vous téléphonique des différents examens d'imagerie (radiographie, scanner, IRM, échographie etc.) pour les patients hospitalisés, en externe et de l'Hôpital de Jour, en respectant le planning des médecins et leurs spécialités ainsi qu'en expliquant le déroulement et les protocoles à suivre. Au niveau du secrétariat : Gestion des rendez-vous via la messagerie électronique (HDJ neurologie, patients externes, autres services etc.). Programmation des bons informatisés des différents services de l'hôpital. Réalisation mois par mois des plannings des radiologues et des tableaux de garde en les saisissant informatiquement. Gestion des maquettes pour le logiciel des prises de rendez-vous avec l'aide de la DSIO. Faire les confirmations des vacations d'IRM. Saisie des indisponibilités des salles d'examen lors des maintenances et gérer les impératifs des médecins en annulant et reportant les rendez-vous. Gestion des stocks du matériel de bureautique (feuilles papier, feuilles de soins, cartouches d'imprimantes et autres fournitures)... Responsabilités du poste: Respect des protocoles de chaque examen pour veiller à la sécurité du patient (allergie, matériel chirurgical etc..) et éviter les risques éventuels. Respect des bonnes pratiques en matière d'identito-vigilance. Respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations administratives et médicales de chaque patient. Maitrise du vocabulaire médical, de la dextérité de frappe et de la mise en page des écrits professionnels. Sécurisation de la conservation et de l'archivage d'un dossier médical. Qualités requises : Technicité, connaissance et expérience. Polyvalence. Adaptabilité. Capacités relationnelles et de communication. Avoir un bon esprit d'équipe... Conditions d'accès au poste: Niveau BAC Formation spécifique sur le secrétariat médical Régime horaire / organisation du temps de travail: Site d'Aix et de Pertuis: de lundi au vendredi en 7h30 (les horaires de poste seront à voir avec l'encadrement) Bonne maîtrise des systèmes d'information suivants (où à acquérir): Dx Planning Word Excel ERIS XPlore Pastel PTAH One manager Messagerie du CHIAP