Ce poste est sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Conseil d'Administration et de l'administratrice. Les missions seront à assurer en lien étroit avec plusieurs interlocuteurs : - en interne : avec la responsable artistique et pédagogique, la secrétaire pédagogique et administrative, les bénévoles de l'association, les artistes, les professeurs, et le conseil d'administration. - en externe : les clients professionnels, les fournisseurs, les diffuseurs, les programmateurs et les institutions. Finalité du poste : assurer la coordination et la mise en oeuvre logistique et administrative des événements pour garantir leur réalisation dans les meilleures conditions. Champs d'action : - Spectacles amateurs et spectacles professionnels, à destination du public comme du privé. - Actions culturelles dans les collèges dont le Trophée d'impro Culture & Diversité DÉTAIL DES MISSIONS Production - administratif - Montage de dossiers de présentation de projet, de dossiers de mécénat et de diffusion. - Préparation de l'AG annuelle et rédaction de bilans et rapports d'activités. - Rédaction des contrats et conventions en lien avec les événements du champ d'actions (contrats de cession, coproductions, partenariats, résidences.) - Réalisation des déclarations et demandes d'autorisations en lien avec les spectacles (débit boisson, SACEM.) - Suivi des devis et factures et notes de frais liés à la production, à la communication et à l'organisation des spectacles. Production - événementiel - Mise en place du planning annuel des activités de l'association avec l'ensemble de l'équipe. - Gestion de la billetterie en ligne et suivi des réservations. - Logistique : organisation des déroulés, timings, transports, hébergement, repas, catering et missions logistiques associées (réservations, achats, courses). - Rédaction des feuilles de route pour l'ensemble des spectacles. - Coordination des interventions des techniciens. - Réalisation des RDV de préparation avec les lieux d'accueil et avec les partenaires (associatifs, éducatifs, privés) - Coordination des bénévoles sur place (accueil, bar, billetterie). - Préparation et gestion des caisses (billetterie, bar) Communication - Mise en ligne des spectacles sur les agendas, sites culturels et billetterie. - Coordination des prestataires pour la création et la diffusion des supports. - Mise à jour des supports (plaquettes, flyers, site internet, doc adhérents). - Maintenance du site internet (mises à jour, sauvegardes). - Réalisation de mailings et courriers. - Création et préparation de supports pour les spectacles (cartons de vote, programmes) - Achat ponctuel d'encarts publicitaires (print et web). - Planification de la diffusion des supports et gestion des quantités. - Mise à jour de la base photo et vidéo, coordination de la présence des photographes, envoi et suivi des droits à l'image. Gestion du lieu et développement de la vie associative - Accueil physique et téléphonique de la structure et gestion du local associatif. - Gestion de l'agenda partagé en lien avec les autres membres de l'équipe. - Réalisation des sauvegardes de la base de données (NAS) - Prise de relais des actions pédagogiques en cas d'indisponibilité de la référente. - Prospection et prise de RDV avec les partenaires et institutionnels. - Participation à la représentation de l'association (événements associatifs, forums.)