Activités : Accueil physique, téléphonique et tâches administratives : - Accueil physique et téléphonique du public : adopter une posture et un ton adaptés à l'accueil physique et téléphonique du public. Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité - Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques - Assurer une réponse à la demande des administrés, au guichet, au téléphone ou par mail - Gestion du courrier - enregistrement et traitement du courrier entrant et sortant, tri, diffusion, et archivage - Gestion des mails - Réalisation des travaux bureautiques - Répondre dans les délais au supérieur hiérarchique, élus, partenaires. - Proposer et mettre à jour des procédures visant à améliorer le fonctionnement du service (classeur des procédures). - Classer/ranger/les dossiers - Tâches courantes de secrétariat, traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et traitement et transmission des informations (courriels, notes, fax, ...) - Gestion et affichage d'informations - Quotidienneté Prise de rendez-vous, réalisation et remise des titres sécurisés (CNI/Passeports). Gestion des assurances : - Déclaration et suivi des sinistres - Participe à la négociation et à la définition des besoins de la collectivité en matière d'assurances - Rédaction des constats pour les sinistres impliquant la commune Correspondante formation : - Recueille, traite, enregistre et classe les demandes de formation exprimées par les agents et leur hiérarchie, après validation de l'autorité territoriale - Saisie des demandes de formations - Veiller à la mise à jour des dossiers agents (partie formation) - Mettre en œuvre toutes les étapes du plan de formation et des préparations concours et examens (accueil et informations des agents, participation au recueil des besoins annuels, formalisation des axes de formation et des actions, mise en place des actions) - Construire et mettre à jour le plan de développement des compétences, établir un budget prévisionnel - Chercher et proposer des solutions de formation adéquates (formation par un prestataire extérieur ou formation en interne, à distance ou en présentielle, cours particuliers ou séances en groupe.), négocier les tarifs, réserver des lieux d'accueil si besoin - Vérifier le contenu pédagogique des formations et garantir leur adéquation par rapport aux objectifs - Prévoir et organiser les formations en intra/union, et les formations collectives - Gérer l'organisation logistique des formations et intra/union et formalise les plannings - S'assurer du respect des obligations légales en matière de formation vis-à-vis des agents - Conseiller et informer les agents sur leur Compte Personnel de Formation (CPF) Gestion des archives - Connaître les procédures de classement, de conservation, et de recensement des archives - Mettre en place un système de classement des archives, envisager une formation centrée sur les méthodes de tri et de classement - Reliure des registres Missions annexes - Référent RGPD : Délégué à la Protection des Données (DPD) - Déclaration de pannes éclairage public - Déclaration des meublés de tourisme - Diverses tâche administratives nécessaires au bon fonctionnement du service Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement... Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public