L'assistante de gestion intervient en support des équipes du service gestion en réalisant le suivi administratif et la saisie des informations dans les outils de gestion. Son rôle est de faciliter le quotidien des gestionnaires. Responsabilités et Activités: Gestion des travaux - Assister le gestionnaire sur la coordination des travaux - Réaliser les demandes dans les outils de gestion et s'assurer de la mise en qualité de l'outil - Envoyer les demandes OS et les devis validés par les gestionnaires aux fournisseurs et s'assurer du suivi et de l'apurement dans les outils. - Prévenir les clients de ces travaux - Saisir les bons de commande Gestion locative et juridique - Préparer le projet de bail et les annexes - Assurer la prise en charge administrative de l'arrivée et de la sortie d'un locataire : préparation de l'état des lieux, collectes des diverses pièces, mise à jour des outils de gestion. - Renseigner les informations indispensables à la réalisation du bail - Mettre à disposition le contrat sur la plateforme de signature électronique Gestion des copros et des mandants - Les AG : - Organiser et préparer les AG, enregistrer et envoyer les convocations après validation du gestionnaire - Formaliser le PV - Assister à certaines AG - Les budgets : mettre à jour et actualiser les budgets - La gestion des mandants : élaborer les comptes rendus de gestion Gestion des charges et des contrats : - Tenir à jour les contrats des prestataires et proposer leur renouvellement - Saisir les OS, contrats et BDC Gestion courante de l'administratif - Gérer la correspondance, les dossiers et l'archivage des documents relatifs à la gestion des biens immobiliers - Gérer les demandes téléphoniques via le standard/Mails génériques/rédaction courriers* - Répondre aux demandes clients et les transmettre au gestionnaire si besoin Contrôles réglementaires et conformité : - Assister le gestionnaire sur la conformité - Tenir et mettre à jour les attestations d'assurances et vérifications réglementaires annuelles auprès des locataires - Tenir et mettre à jour les attestations d'assurances décennales et/ou biennales, de vigilance des fournisseurs - Alerter sur les anomalies et observations et les gérer après les recommandations du gestionnaire - S'assurer d'avoir les justificatifs permettant de lever les réserves - suivre la mise à jour des carnets d'entretien des bâtiments Suivi des sinistres : Assurer la gestion administrative des sinistres en coordination avec le gestionnaire : - Déclarer les sinistres en lien avec le gestionnaire et en fonction de la franchise appliquée - Assurer la régulation, et le suivi des sinistres en cours - Transmettre l'information aux gestionnaires (date d'expertise, rapports.) et prévenir l'ensemble des tiers pour assister aux expertises, - Transmettre l'information entre les services gestion et comptabilité pour faciliter le rattachement des paiements. - Être l'interlocuteur/interlocutrice privilégiée avec le courtier d'assurances et tenir des points d'étape avec le courtier et les gestionnaires Savoir-faire Compétences métier: Compétences administratives et juridiques : - Appui dans la rédaction des baux - Connaissances des règlementations immobilières - Suivi des assurances - Archivage et mise à jour des documents Compétences en gestion technique et maintenance - Coordination des interventions de maintenance - Suivi des contrats et affectation aux lignes budgétaires Compétences en relation client et gestion locative - Interface entre locataires, propriétaires et prestataires - Traitement des demandes et réclamations Compétences en outils et logiciels de gestion : - Maîtrise des logiciels de gestion immobilière - Bonne pratique des outils bureautiques (excel, Word, Outlook) Savoir être: Rigueur et organisation Engagement et flexibilité Autonomie et prise d'initiatives Développement de soi & innovation Organisation et planification Capacité à gérer les priorités et les imprévus