Ref 13066 Médecine RÉSUMÉ DU POSTE La direction Patrimoine, Prévention, Logistique et Sécurité se charge, pour une gestion de plusieurs sites abritant des laboratoires de recherche, des bibliothèques, des cafétérias, des amphithéâtres et salles accueillant 26000 étudiants, 1500 enseignants et 800 chercheurs CNRS/INSERM : - Des services généraux (courrier, coursier, assistance à l'enseignement, planning, accueil, nettoyage, gardiennage, audiovisuel, reprographie, accès, congrès et colloques) - De la mise en œuvre de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité, de lutte contre l'incendie et la prévention des risques professionnels (gestion des déchets, document unique, registre de sécurité incendie) -De la participation et la mise en œuvre des choix stratégiques de l'équipe de direction - De l'encadrement et le management d'une équipe, tableau de service, gestion des congés, avancements. Ce poste a vocation à évoluer dans le cadre du projet de transformation et d'organisation de la direction PPLS DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS Encadrer l'équipe de logistique du site de Necker Coordonner les plannings avec le pôle chargé de la réservation de salles pour l'enseignement et les évènements. Suivre l'ensemble des activités de logistique sur le site de Necker avec l'installation et la coordination des déménagements de personnels. Missions : - Élaborer des procédures, en contrôler l'application et faire respecter la réglementation - Participer au recrutement des personnels placés sous son autorité - Gérer les équipes techniques en charge de la logistique - Coordonner les interactions entre les différents services de l'établissement - Contrôler et réceptionner les prestations des équipes techniques ou des entreprises intervenant sur le site - Gérer les marchés, les contrats, les conventions de fournitures et de prestations (reporting aux directions) - Piloter des prestataires - Assurer la gestion technique des dispositifs de contrôle d'accès - Respecter et faire respecter la mise en application des règles, normes et lois concernant les établissements publics, - Appliquer et faire appliquer des dispositions pour la sécurité des personnes et des biens sur le site - Assurer une veille sur les normes environnementales, techniques et technologiques - Gérer la logistique des locaux et la relation usager 1. Gestion du service logistique 2. Coordination des activités du site et du planning avec le pôle donc l'activité est la gestion de la réservation des salle 3. Recueille, traite et fait circuler l'information PROFIL RECHERCHÉ Connaissances Posséder une bonne maitrise de l'expression orale et écrite Savoir respecter le calendrier universitaire Rendre compte, respecter les procédures mises en place Connaitre le fonctionnement de l'université (cursus universitaire) et l'organisation de son offre d'enseignement (maquettes d'enseignements) Connaitre les règles d'hygiène et de sécurité dans un établissement recevant du public Méthodologie de la logistique (connaissance approfondie) Comprendre l'organisation et le fonctionnement d'une manifestation scientifique Techniques d'accueil et expression oral Savoir-faire - Compétences opérationnelles - Maitriser les logiciels de bureautique et le logiciel Hyperplanning - Définir des procédures et des règles - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Gérer les situations d'urgence - Savoir rendre compte - Savoir travailler en équipe, polyvalence dans les tâches administratives - Gestion de Projet Outils spécifiques à l'activité : - Matériel informatique et audiovisuels (vidéoprojecteurs, rétroprojecteurs, ordinateurs, écrans, micros, câbles de raccordement, clés USB.), - Logiciel Hyperplanning - Tout logiciel de visioconférence, - Outils de communication : messagerie, intranet, téléphone, radio