Connaissances des techniques de secrétariat et de la bureautique et expérience dans le domaine de la santé souhaitée. Horaires : 8H30 -16H30 ou 9H - 17H. Sur la base de 36 heures par semaine du lundi au vendredi, 1 semaine de 40h et 1 semaine de 32 heures (Repos Compensateur à définir en lien avec les autres secrétaires) + RTT Organisation possible de télétravail au sein du service Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Direction des Soins : Le secrétariat de la Direction des Soins, sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur général des soins, travaille en collaboration avec l'ensemble de l'encadrement soignant de l'établissement. Relations hiérarchiques : est placée sous l'autorité du Chef d'établissement et du Directeur des Soins. Relations fonctionnelles : - Le directeur des Ressources Humaines lors du remplacement de la secrétaire de la direction des Ressources Humaines. - Les différentes directions de l'établissement et le secrétariat de direction ainsi que l'encadrement soignant et non soignant. - Le personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations. - Les partenaires extérieurs (ARS, préfecture, police, France Travail, ANFH, .) pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations. Missions Principales : Organiser pour la direction des soins la réception, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liées à cette direction et les relations internes et externes. Organiser la gestion logistique (réunions, déplacements ...) de la direction des soins. Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital, - Classement et archivage des documents propres au secrétariat de la Direction des Soins, - Enregistrement du courrier de la Direction des Soins et dispatching, - Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et courriels. - Gestion de l'agenda du Directeur des soins - Gestion des demandes relatives au personnel soignant de la part du Directeur des soins et/ou du DRH., - Traitement et mise en forme de documents, - Gestion des dossiers (réunions d'encadrement et de la CSIRMT), - Organisation des réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus, - Organisation des Etudes Promotions Professionnelles Hospitalières (1 fois/an), - Organisation des élections des membres de la CSIRMT (tous les 4 ans), - Gestion du recrutement du personnel soignant (prise de RV, convocation, courrier de recrutement), - Suivi des recrutements par voie de mutation, - Gestion des stages en collaboration avec le responsable des stages, - Planification des appels à candidature (1 fois/mois) en collaboration avec les cadres supérieurs de santé, - Réunion avec la Directrice des soins et cadres supérieurs de santé tous les jeudis (suivis des recrutements) avec tableau des effectifs du personnel soignant), Missions secondaires : cadre de la coordination des secrétariats des directions fonctionnelles : Assurer le remplacement de la secrétaire de dirirection - Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels - Gestion de l'agenda du Directeur - Élaboration des courriers urgents. Assurer le remplacement de la secrétaire de la direction des Ressources Humaines : - Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels - Élaboration des courriers urgents - Gestion de l'Agenda du Directeur des Ressources Humaines - Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital - Organisation des réunions - Reproduction de documents urgents - Organisation des entretiens de recrutement - Enregistrement du courrier Direction des Ressources Humaines et dispatching - Tri et distribution