CDD RENOUVELABLE IDENTIFICATION DU POSTE Fonction:Adjoint administratif en institut de formation Grade:Adjoint administratif Statut:Titulaire Fonction Publique Hospitalière Pôle d'activité:Instituts de formation du GCSPA-Site d'Aix-en-Provence Temps de travail:100% 35H/semaine MISSIONS L'agent traite et organise l'ensemble des informations administratives ainsi que les relations internes et externes des instituts du GCSPA en collaboration étroite avec les autres secrétaires Missions permanentes Dans le cadre institutionnel,le/la secrétaire concourt à : Assurer le fonctionnement du secrétariat en collaboration avec les équipes administratives et pédagogiques des instituts de formation du GCSPA Gérer l'accueil physique et téléphonique:accueillir,informer,orienter les publics Assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants Assurer la saisie et la diffusion des différents documents liés à l'activité de l'institut Gérer le processus de prise en charge des dossiers apprenants:création,transmission de l'information,organisation,classement des dossiers et épuration pour préparer l'archivage Participer à l'organisation des stages cliniques en liaison directe avec le(s) formateur(s) de l'institut Gérer les dossiers d'évaluation continue des apprenants Gérer la facturation des intervenants extérieurs Participer activement au développement de la démarche qualité au sein de l'IFCS Missions spécifiques Gérer les plateformes numériques et le site internet du GCSPA Participer à l'organisation des instances:préparation des documents,invitations et rédaction des procès-verbaux Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activité des instituts de formation Renseigner les différentes enquêtes Missions ponctuelles Assurer la gestion des stocks,des commandes de fournitures et consommables et suivi des livraisons Assurer le suivi de la maintenance d'une partie de l'équipement des instituts de formation Préparer les locaux prévus pour les concours,évaluations et soutenances du mémoire Participer à la surveillance des épreuves de concours EXIGENCES DU POSTE Compétences Bureautique et informatique:maitrise des logiciels bureautiques Communication écrite et orale:écoute active,savoir adapter son message à son interlocuteur,clarté et concision des propos,réactivité,rendre compte à ses supérieurs et collaborer avec les équipes du GCSPA Organisation et planification:sens de l'organisation,planification de ses activités,gestion des priorités et des aléas Qualités professionnelles Raisonnement:capacité d'analyse et de synthèse Autonomie:sens de l'anticipation,de l'initiative Maîtrise de soi:capacité à travailler dans l'urgence et en équipe Rigueur:organisation et méthode Dynamisme Respect des règles de confidentialité des informations traitées Sens du relationnel AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE Liaisons hiérarchiques Administrateur du GCSPA Directeur/trice des instituts de formation du GCSPA Coordonnateur/trice pédagogique Cadre de Santé Formateur/trice Liaisons fonctionnelles Adjoint administratif-Secrétaires des instituts du GCSPA Agents administratifs du GCSPA Cadres de santé formateurs des instituts du GCSPA Agents d'entretien Agents du service numérique du CH Montperrin Société de maintenance des logiciels des instituts Tous les acteurs concourants à la formation des apprenant Personnel des différents services des établissements partenaires Documentaliste Tutelles:Agence Régionale de Santé,Direction régionale de l'économie,de l'emploi,du travail et des solidarités,Conseil Régional,Ministère de la santé Université (AMU) ENSOSP Pour tous renseignements,s'adresser à Mme Latouche Sylvie,directrice des instituts de formation, sylvie.latouche@gcspa.fr ou au 0761681329 Les candidatures sont à envoyer à Mme Latouche Sylvie, sylvie.latouche@gcspa.fr avant le 10/09/2025