Pour le secrétariat de la direction des affaires générales, vos missions sont : - Prise en charge de la ligne téléphonique de la directrice des affaires générales, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes - Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins) - Gestion des agendas - Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements, - Enregistrement des courriers pour signature de la directrice des affaires générales - Préparation et mise en forme des courriers émanant de la directrice des affaires générales Vous assurez également la gestion des plaintes et réclamations des usagers : - Enregistrement, suivi et traçabilité des plaintes et réclamations - Préparation des éléments de réponse - Préparation et mise en forme des courriers de réponse - Participation à l'amélioration continue de la qualité de la relation avec les usagers Pour le secrétariat du Responsable des Usagers du Territoire, vos missions sont : - Appui administratif au responsable dans ses missions territoriales - Suivi des plannings des CDU des établissements du territoire - Organisation logistique des instances ou groupes de travail impliquant les usagers Vous assurez également le traitement des demandes d'accès au dossier médical : - Accueil des demandes (patients, résidents, ayants droit) - Vérification de la recevabilité juridique et administrative - Transmission au service des archives - Suivi des délais réglementaires et communication des documents autorisés Pour la gestion des réquisitions (police, gendarmerie, justice) : - Réception et enregistrement des réquisitions officielles - Coordination avec l'administrateur de garde et le président du conseil de l'ordre - Archivage et traçabilité des documents transmis Vous prenez en charge le secrétariat du Comité d'Éthique : - Organisation des réunions (convocations, ordres du jour, logistique) - Rédaction des compte-rendu et diffusion des avis rendus - Archivage des dossiers présentés et des avis rendus Enfin, vous réalisez le secrétariat de la Commission Médicale d'Établissement (CME) : - Préparation des séances en lien avec la Présidente de la CME : Planification, recueil des sujets à inscrire à l'ordre du jour et préparation des réunions - Gestion des convocations, ordres du jour, logistique des réunions - Rédaction et diffusion des procès-verbaux - Suivi des délibérations et mise à jour des dossiers - Appui administratif à la présidente de la CME Vous participez également à la permanence du secrétariat du chef d'établissement : - Prise en charge selon le planning établi de la ligne téléphonique du directeur, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes - Accueil physique (filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins) - Gestion des agendas - Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements, tri de la messagerie - Enregistrement des courriers pour signature du chef d'établissement - Préparation et mise en forme des courriers émanant du chef d'établissement, des notes de service, des décisions, transmission et archivage. ***Poste Catégorie C - Horaires : 8h30-12h/13h-17h04 du lundi au vendredi.***