Statut Fonctionnaire ou Contractuel - Grade Adjoint administratif Poste à pourvoir à compter du 17 novembre 2025 L'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne. L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé. Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts. DESCRIPTION DU POSTE Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe : - Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants et élèves - Participer à l'activité administrative de l'institut - Collaborer avec les adjoints des cadres et les autres assistantes administratives de l'IFSI/IFAS - Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants MISSIONS Activités permanentes : Accueil des étudiants, élèves et intervenants. De l'entrée en formation à la diplomation : - Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel spécifique - Inscriptions universitaires pédagogiques et administratives - Tenue et mise en conformité des dossiers avec les cadres formateurs - Classement et archivage des dossiers scolaires - Gestion des mouvements des étudiants et élèves (interruption, césure, autres) - Participation à la gestion du diplôme d'Etat d'aide-soignant et du diplôme d'Etat d'infirmier en lien avec les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique - Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES et autres accidents) - Gestion des absences en lien avec le cadre formateur et l'assistante des stages - Gestion des chèques et régie - Gestion des stocks, commandes, fournitures - Participation à l'organisation des évaluations des étudiants et élèves - Participation à la Commission d'Attribution des Crédits (CAC) en lien avec les cadres formateurs - Participation aux enquêtes, à l'élaboration du rapport d'activité et du dossier d'autorisation de l'IFSI et de l'IFAS. - Participation aux réunions institutionnelles du secrétariat - Organise des modes de classement et d'archivage accessible et connus Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) : - Permanence à l'accueil physique et téléphonique en remplacement de l'agent d'accueil (matin, pause déjeuner ou fermeture) - Accueil des intervenants extérieurs - Participation à la préparation des instances et sections de gouvernance de l'institut - Participation à la démarche Qualité - Participation aux réunions institutionnelles - Participation aux évènements de l'institut (JPO, job dating, diplomation .) - Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants - Participation à la gestion du concours - Surveillance d'évaluation et/ou de concours PROFIL : Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS) Maitrise des logiciels internes (e-planning, Carl source...) Formations, Diplômes et/ou qualifications requises : - Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique