Dans le cadre d'un congé maternité à venir, la mairie de Dommartin recherche un(e) assistant(e) administratif(ve). Vous serez rattaché(e) à la directrice générale des services. Dans le cadre de vos mission, vous interviendrez sur plusieurs volets : ACCUEIL - SECRETARIAT DES AFFAIRES GENERALES : - Accueil physique et téléphonique du public - Réception et saisie du courrier entrant, suivi des courriers sortants - Correspondance administrative, rédaction de courriers et d'arrêtés (pour les événements associatifs notamment) - Organisation de réunions, réservation de salles sur le logiciel interne - Commande de fourniture - Classement et archivage de dossiers - Apporte sa participation à tous les projets mis en œuvre au sein du service - Soutien et prise de relai à chaque fois que cela est nécessaire au sein de l'équipe affaires générales COMMUNICATION : - Collecte des informations et mise à jour fréquente des informations diffusées aux administrés dans le cadre de la newsletter (à rédiger), des panneaux lumineux, du site internet et du bulletin municipal - Rédaction d'articles et de support de communication en lien avec l'élu(e) référent(e) - Création de support de communication - Suivi et mise en œuvre des décisions de la commission communication ASSOCIATIONS - EVENEMENTIEL : - Collaboration avec l'élu(e) concerné(e) - Suivi des demandes, des activités et des manifestations associatives (mise à disposition du kit associatif, règlement intérieur des subventions, .) - Suivi et mise en œuvre des décisions de la commission associative (notamment des dossiers de demandes de subventions) - Relations avec les partenaires institutionnels concernés - Organisation logistique d'événements communaux (dont protocole) - Organisation du conseil municipal des enfants en lien avec l'élu(e) référent(e) INSTANCES MUNICIPALES : - Organisation logistique du conseil municipal, des commissions municipales, des CAO, commissions des impôts directs (réservation de salle, convocation avec ordre du jour, fiche de présence, .) - Rédaction (en lien avec la DGS) des ordres du jour des conseils municipaux (note de synthèse détaillée) - Préparation des procès-verbaux des CAO - Rédaction des délibérations, envoi au contrôle de légalité et suivi de l'affichage sur le site internet - Suivi logistique des décisions des instances municipales (envoi délibérations exécutoires, signature de convention, contrat ou devis, lien avec les prestataires pour envoi de documents, .) - Suivi régulier de l'enregistrement des comptes-rendus des commissions municipales sur le serveur N'hésitez plus, rejoignez-nous !