Missions : Assurer l'intérim du secrétariat de direction Assister le service de gestion dans certaines tâches dédiées Assurer les fonctions d'assistant et de collaborateur de l'équipe de direction Participer au bon fonctionnement du service gestion et du service de direction Activités principales : Dans ses missions d'intérim du secrétariat de Direction : - Assurer l'accueil du public au service administration (élèves, enseignants, parents), langues parlées : français, anglais et/ou allemand. - Gestion du secrétariat du chef d'établissement : standard téléphonique, courriers, emails, tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, etc. - Gestion des tâches concernant les élèves : inscriptions, départs, documents administratifs, listes d'élèves, etc. - Gestion de l'ensembles des sorties scolaires primaire et secondaire, lien avec porteur de projet, équipe de direction et équipe de gestion - Suivi des commandes demandées par les enseignants - Traduction de documents si nécessaire Dans ses missions d'assistance aux services de gestion : - Gestion des instances délibératives : o Etablir les convocations aux instances de l'établissement (CA, commissions), préparation des réunions, suivi des compte-rendu o Assister aux instances délibératives (parfois en soirée) pour en effectuer le compte rendu o Rédiger les rapports des différentes instances délibératives (Conseil d'Administration, Commission Permanente, Commission d'Appel d'Offre, Commission Fonds Social) - Gestion des marchés publics : o Préparer la mise en œuvre des procédures dans le respect du calendrier prévisionnel o Rédiger toutes les pièces administratives du dossier de consultation o Être capable d'analyser de manière synthétique et argumentée les offres des candidats o Préparer les Commissions d'Appel d'Offre (CAO) o Suivre la publication de la procédure et répondre aux éventuelles questions des candidats o Superviser l'achèvement de la procédure (fournir les éléments justificatifs de rejet aux candidats non retenus, vérifier les pièces du marché avant notification) - Gestion des voyages scolaires : o Être le guichet unique en matière de voyages scolaires pour les enseignants et porteurs de projet o Suivre l'exécution du marché des voyages scolaires o Suivre l'avancement des projets de voyages scolaires o Vérifier la concordance et la mise à jour des listes - Préparation et intégration du logiciel Op@le pour un déploiement au 1er janvier 2026 : o Création des comptes tiers (familles, fournisseurs.) o Mise à jour de la base de données o Numérisation des pièces comptables pour Op@le (actes, conventions, contrats, etc..) o Saisie et mise à jour de l'inventaire o Gestion, numérisation et saisi des RIB - Gestion des bourses : o Relation avec l'autorité académique pour les bourses du second degré o Suivi des bourses avec l'autorité académique et les familles Conditions particulières d'exercice La configuration de l'école européenne en « cité scolaire » accueillant des enfants de la maternelle jusqu'à la terminale implique outre l'existence d'un champ d'action très large et la multiplication des intervenants. Ce poste implique : o Une capacité d'organisation, de hiérarchisation des urgences, d'adaptation et d'anticipation o Une réelle aptitude au contact avec divers publics (entreprises, collectivités, personnels, parents d'élèves, élèves) o L'évolution dans un Environnement international