Gestion administrative : - Gérer les emplois du temps (agendas travaux, réunions, déplacements sur sites) - Organiser les RDV sur site (préparation dossiers, validation dates avec les partenaires externes, création et suivi de rétroplanning d'interventions...) - Gérer les relations prestataires (synthèse des demandes, transmission de cahier des charges...) - Gérer le standard téléphonique du service - Assurer la gestion du courrier du service, des emails, les fournitures du bureau, la réservation des voitures de service. Gestion des dossiers travaux : - Préparer et constituer les dossiers de présentation pour chaque projet - Synthétiser les besoins du responsable travaux pour transmission aux prestataires - Gérer les commandes des fournisseurs. - Assurer l'interface entre le responsable travaux et les prestataires - Assurer le suivi et prendre les RDV obligatoires (APAVE.) - Effectuer le suivi administratif du démarrage des travaux : validation devis, contrat de sous-traitance - Assurer le suivi des règlements d'acomptes avant démarrage des travaux - Effectuer la validation et le suivi de la facturation, note de frais.... - Mise en place de fiches process (livret de procédure.).