L'Université de Guyane est composée de l'IUT, de l'INSPE, de départements de formations et de recherche, de laboratoires et de services. C'est un établissement pluridisciplinaire dont le siège est situé à Cayenne, sur le campus de Troubiran. Avec un effectif de 141 enseignants chercheurs et enseignants et de 150 emplois de BIATSS, elle compte environ 4 500 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni. Branche d'activités professionnelles : J Famille d'emploi : Administration et pilotage Métier ou emploi type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative Les missions : L'assistant-e exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il/Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Assister la-le directeur-rice du service - Gérer son agenda (organiser ses rendez-vous et déplacements, préparer les réunions, les dossiers et les suivre.) - Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs et les différents services de l'établissement - Préparation de dossiers administratifs Missions transversales - Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer, réorganiser, orienter et prendre les messages - Aide à l'organisation d'évènements institutionnels et participation à des réunions ; conférences. - Prise de note et élaboration des comptes rendus - Communication en Anglais souhaitée (le Portugais serait un plus) Gestion administrative du secrétariat - Rédiger, et mettre en forme les documents administratifs et courriers réponses - Réceptionner, enregistrer, diffuser et classer le courrier postal et électronique - Réceptionner, vérifier les parapheurs (des composantes, des services centraux.) et leur circulation - Gérer et suivre les commandes - Gérer les réservations de salles en cas de besoin Conditions particulières d'exercice : - 37h30 hebdomadaires, horaires variables et pics d'activité en fonctions des obligations du service et à la demande du supérieur hiérarchique Diplômes - Formations - Expériences : BTS Support à l'action managériale - Secrétariat BUT Gestion des entreprises et des administrations, Gestion administrative et commerciale, Carrières juridiques LICENCE toutes disciplines confondues 1 an d'expérience souhaitée Savoir-faire - Respecter les procédures - Travailler en équipe - Savoir rendre compte - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Savoir-être - Discrétion absolue - Excellentes relations humaines - Indispensable respect de la confidentialité - Sens de l'organisation - Initiative et réactivité - Rigueur et fiabilité Connaissances - Connaissance souhaitée de l'environnement universitaire - Connaissance de la langue anglaise et/ou portugaise souhaitée - Techniques d'expression écrite et orale - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point.) Pour postuler : Envoyer lettre de motivation, CV, diplôme le plus élevé obligatoirement.