Vous travaillerez au sein du Pôle Institution familiale, Communication et Vie associative. Ce pôle est en charge des obligations statutaires et des tâches nécessaires à l'accomplissement et au développement de la vie associative de l'UDAF, en cohérence avec le projet associatif et dans le respect des orientations définies par le Conseil d'administration. Il a également la charge des relations avec l'ensemble des associations familiales adhérentes, des administrateurs et des représentants familiaux afin de les aider dans leurs missions. Ce pôle comprend également le service accueil constitué de 4 Agents qui ont, comme mission principale, l'accueil physique et téléphonique des usagers, et des missions diverses comme le traitement centralisé du courrier pour l'ensemble des pôles et des services. MISSIONS : Dans le cadre d'une création de poste, au sein du service Accueil et sous l'autorité du responsable de pôle, vous assurerez : - La gestion du courrier et particulièrement de documents comptables - La réalisation des revues de presse - La formalisation de procédures en lien avec la gestion du courrier - La réalisation de missions complémentaires ACTIVITES Gestion du courrier : - Scan de documents et de factures tous formats - Relevé de la boîte aux lettres - Ouverture, tri et distribution du courrier - Gestion des recommandés - Affranchissement du courrier - Archivage de documents - Réaliser une veille sur les articles de presse en lien avec les activités de l'UDAF et les associations adhérentes - Faire des propositions d'amélioration et rédiger les procédures associées (en lien avec le développement de la gestion électronique des courriers - GED) Réalisation d'activités complémentaires : - Scan, indexation et pré-indexation (référencement) des documents sous logiciel métier - Enregistrement de chèques pour le service comptabilité - Commandes et suivi des formulaires administratifs pour les mandataires - Tri des relevés de banque et diffusion - Signature de plis par les huissiers - Accueil : téléphonique, physique, gestion de l'affichage, gestion de clés - Support service Institution dans la préparation et la participation aux évènements de l'UDAF. COMPETENCES REQUISES ET ACTIVITES : - Discrétion professionnelle et droit de réserve - Organisation, rigueur, réactivité - Adaptabilité - Autonomie et aptitude au travail en équipe - Maitrise des outils informatiques et du scanner Horaires de travail : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h