L'assistante proximité assure l'accueil téléphonique et physique des locataires et prestataires, principalement sur le volet technique, pour l'agence de rattachement. Il/Elle effectue le suivi des sollicitations techniques et assure le lien avec les prestataires et gère les tâches administratives et de secrétariat liées à l'activité du service gestion de proximité, notamment celles attachées à la gestion aux pré visites et états des lieux. Au quotidien, il/elle doit faire preuve de rigueur dans les tâches qui lui sont confiées et participe au pilotage par la performance en matière de vacance locative, et qualité du service rendu. Les principales activités de l'assistante proximité consisteront à : - Assurer l'accueil téléphonique et physique du service gestion de Proximité o Réceptionner, qualifier les appels téléphoniques ; o Accueillir, renseigner les locataires sur le suivi de leur sollicitation. - Gérer les plannings de rendez-vous des membres de l'équipe o Gérer les plannings de rendez-vous du Responsable Gestion de Proximité, Gestionnaire de Proximité et gardiens d'immeuble. - Gérer les demandes d'interventions des locataires relatives au fonctionnement de leur logement o Assurer le suivi des sollicitations sous le progiciel métier ; o Réaliser des BC/BT dans le respect des seuils déterminés ; o Assurer le lien avec les prestataires et intervenants extérieurs (tous corps d'Etat, sociétés d'affermage.). En conséquence, le/l'assistante proximité devra : - Gérer les télécommandes et badges - Assurer la gestion du courrier o Réceptionner, trier, diffuser le courrier entrant en faisant preuve de discernement - Assurer la gestion administrative liée à un compte client o Mettre à jour autant que de besoin les informations relatives aux locataires (coordonnées téléphoniques, nouvelle adresse mail.). - Suivre les processus sous le progiciel métier o Respecter les enchainements des processus de gestion technique. - Participer au pilotage par la performance o Proposer des méthodes efficientes pour le traitement des problèmes rencontrés ; o Suivre le ratio vacance technique sur quittancement théorique. - Participer aux activités de l'agence COMPETENCES REQUISES - Fibre commerciale, sens de la communication et aisance relationnelle avec les différents publics : prospects, clients, collaborateurs, prestataires etc. ; - Contribuer à améliorer la satisfaction des clients. APTITUDES PROFESSIONNELLES - Etre capable de communiquer avec tact ; - Savoir écouter, observer et tenir compte des attentes des interlocuteurs ; - Faire preuve d'agilité, de réactivité et d'autonomie ; - Capacité à gérer des échanges conflictuels. - S'abstenir de toute pratique discriminatoire et de tout conflit d'intérêt ; - Respecter la stricte confidentialité des informations dont il/elle est détenteur/trice ; - Rendre compte à son supérieur hiérarchique.