L'ASSOCIATION POUR LA READAPATION SOCIALE recherche pour la MECS PEPS 1 secrétaire H/F en CDI à temps plein Profil : - Diplôme : BTS Assistant de direction ou BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social) - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Maîtrise du français écrit et oral, excellente orthographe - Rigueur, méthode et sens de l'organisation - Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs interlocuteurs - Esprit d'initiative et capacité à proposer des évolutions de pratiques administratives - Une connaissance de la protection de l'enfance serait appréciée - Convention Collective 66 - Technicien qualifié Missions Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de service, le/la secrétaire assure la gestion administrative et le soutien organisationnel des deux pôles de la MECS PEPS, établissement accompagnant des jeunes âgés de 14 à 21 ans en difficulté sociale. Ses missions principales sont : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des jeunes, familles et partenaires, en garantissant la qualité de l'écoute et la confidentialité des échanges. - Assister l'équipe éducative et la direction dans la gestion quotidienne, la préparation des réunions, la rédaction et la diffusion des documents. - Assurer la production, la mise en forme et le suivi des documents administratifs, courriers et tableaux de bord. - Veiller à la conformité et à la traçabilité des dossiers des jeunes accompagnés, dans le respect des procédures internes et du RGPD. - Contribuer au suivi des activités du service, notamment la facturation, les commandes, les statistiques et les échéances de mesure. Vos activités : 1. Accueil et secrétariat courant - Accueillir le public (jeunes, familles, partenaires) et répondre aux sollicitations téléphoniques ou par mail. - Recevoir, enregistrer, trier, diffuser et archiver les courriers. - Rédiger et mettre en forme des documents professionnels variés (notes, comptes rendus, convocations, bilans, statistiques). - Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, gérer les agendas partagés. - Classer et archiver les dossiers selon les procédures internes. 2. Gestion administrative des dossiers - Créer et actualiser les dossiers administratifs des jeunes accompagnés. - Assurer la saisie et la mise à jour des données dans le logiciel métier. - Suivre les échéances de mesures et relancer les partenaires si nécessaire. - Participer à la formalisation et à la mise en page des écrits professionnels transmis aux magistrats ou à l'ASE. 3. Suivi budgétaire et logistique - Suivre les commandes et les stocks de fournitures des trois services. - Préparer les éléments de facturation et établir les tableaux de suivi correspondants. - Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et statistiques d'activité. 4. Appui à la coordination interne - Faciliter la circulation des informations au sein de l'équipe et entre les pôles. - Garantir la confidentialité et la fiabilité des données traitées. - Participer à l'amélioration continue des procédures administratives et de communication. Conditions : 35 /semaine- 9h00- 17h00 du lundi au vendredi Lieux de travail : 2 jours sur l'internat 13013 et 3 jours sur l'externat 13001 Compétences : Maîtrise des techniques de secrétariat et des règles de l'expression écrite (syntaxe, grammaire), autonomie, rigueur, capacité à travailler en équipe Une première connaissance de la protection de l'enfance et du secteur social serait un plus. Date d'emploi : A pourvoir dès que possible.