Activités principales - Secrétariat administratif de direction o Préparer et organiser la logistique des différents événements institutionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, visio-conférences.). o Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président et du secrétaire général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.). o Secrétariat des membres du Conseil National et du Bureau : rédaction de courriers / classement / conservation des courriers et documents Institutionnels, administratifs et professionnels, suivi des demandes et réponses o Emargement, enregistrements, prises de notes, comptes rendus et procès-verbaux des réunions de Conseils et Bureaux Nationaux o Secrétariat du Comité de relecture : processus de relecture des Bulletins des CROPP / CIROPP : recueil, transmission au comité de lecture, compilation, retour o Secrétariat des commissions de travail du conseil : ordre du jour, émargements, réservation des salles, suivi (transmission, compilation, retour et classement) Si besoin, a la demande des rapporteurs de commission : prise de notes et secrétariat de séance. o Mise en forme des documents et travaux des commissions avant et après vote en Conseil national a des fins de publication/diffusion. o Lien de coordination avec les CROPP et CIROPP : communication des consignes et informations liées au fonctionnement de l'institution. - Gestion des mails externes o Transmission aux personnes services concernés / Proposition rédaction / suivi des réponses Autres activités : - Communication interne et communication externe Outils de communication : o Charte graphique, travaux d'impression o Gestion, mise à jour des fichiers institutionnels / presse Rédactionnels - Revue et Internet : o Analyse du besoin des utilisateurs du site, visibilité statistique o Veille à la cohérence et à l'actualisation des rubriques o Gestion des petites annonces o Coordination des pages régionales en lien avec les CROPP o Mise en forme et diffusion du Rapport d'activités annuel en collaboration avec la conseillère en communication - Secrétariat Elections ordinales - En lien avec le service juridique - Secrétariat polyvalent en fonction des besoins des services - Mission de remplacement en cas d'absence de la secrétaire standardiste o Accueil physique o Réception et traitement des appels o Traitement du courrier entrant et diffusion dans les différents services o Affranchissement du courrier .