Description du poste : L'Assistant(e) de Direction assure une fonction d'appui administratif, organisationnel et logistique auprès du Directeur Général et du Président. Il/Elle contribue au bon fonctionnement de la gouvernance associative, au suivi des dossiers stratégiques, à la coordination des instances, ainsi qu'à la communication interne et externe de l'association. Missions : * Support à la gouvernance et aux instances : - Organise les réunions statutaires (AG, CA, Bureau, CODIR) : convocations, préparation des ordres du jour, logistique et rédaction des procès-verbaux. - Assure la traçabilité et l'archivage des décisions prises en instances. - Facilite la circulation de l'information entre les organes associatifs et la Direction Générale. * Appui à la Direction Générale : - Gère l'agenda du Directeur Général et coordonne ses rendez-vous internes et externes. - Prépare les dossiers du siège sur le plan administratif (CPOM, rapports, documents financiers, bilans sociaux). - Assure un rôle de relais auprès des directeurs de pôle et des responsables de services supports. - Participe à la mise en forme et à la diffusion des notes institutionnelles et associative - Rédige les compte-rendu des CODIR * Suivi administratif : - Centralise et met à jour la base documentaire associative (conventions, arrêtés, autorisations, partenariats). - Suit les échéances réglementaires et contractuelles (conventions, subventions, habilitations). - Centralise et harmonise les rapports d'activité et bilans. - Organise les déplacements, événements et logistique liés aux instances ou projets associatifs. * Achats/gestion logistique : - Assure un contrôle mensuel de la flotte des véhicules - Supervise la flotte informatique et téléphonie de l'association - Recueille les demandes d'achat ou de renouvellement des outils informatiques des salariés de l'association - Assure l'ouverture des lignes téléphoniques - Procède aux achats de fournitures de bureau - Effectue une veille sur les contrats arrivant à échéance, en informe le RAF - Sur indication de la DG, met en concurrence les fournisseurs et prestataires de services, - Participe à la négociation des contrats *Communication internet et externe : - Contribue à la création et à l'actualisation du site internet de l'AHAPS - Participe à l'élaboration et la diffusion des supports et objets visant l'information et la promotion de l'AHAPS - Rédige, met en forme et diffuse les supports de communication interne (notes, comptes rendus, informations institutionnelles). - Participe à la préparation des supports de communication externe (rapports, plaquettes, réseaux sociaux, événements). - Fait remonter les informations issues du terrain ou des pôles au siège. - Centralise les conventions et appuie à leur suivi. *Appui aux projets transversaux : - Contribue à la veille sur les appels à projets, en lien avec le DG et le chargé Qualité/Développement. - Participe à la mise en forme des dossiers de candidature ou de renouvellement d'actions. Compétence du poste : - Capacités rédactionnelles et organisationnelles. - Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité. - Rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités. - Aptitude au travail en équipe et en interface avec différents interlocuteurs - Sens de la convivialité - Connaissance du secteur associatif et médico-social appréciée. Vous exercerez vos fonctions sous la responsabilité de la Direction Générale.