La Cité du Refuge accompagne toutes typologies de public vulnérable et en difficulté, cherche son Assistant.e Administratif / ve . Missions et activités A. Gestion financière opérationnelle et trésorerie * Enregistrement et tenue de la caisse : * Enregistrement des entrées et sorties (outil Excel FADS). * Classement et conservation des pièces de caisse. * Scan des documents et des pièces de caisse. * Contrôler la concordance entre le solde physique, le livre de caisse et l'état de caisse. * Enregistrer les avances, remboursements de frais et pécules des personnes accompagnées (AAVA). Gérer les notes de frais et participer à l'optimisation de leur gestion. * Suivre l'exécution budgétaire du CHRS et du chantier d'insertion. * Réaliser un contrôle de premier niveau des dépenses (régularité, conformité budgétaire). Transmettre les consignes opérationnelles aux CDS ACI / DA ACI pour le paiement des pécules. B. Gestion bancaire * Réaliser les remises de chèques et conserver les copies annotées. * Tenir à jour le fichier de suivi des chèques émis. * Collecter, classer et transmettre les justificatifs bancaires (bordereaux CAF, justificatifs cartes bancaires, etc.). * Assurer la transmission mensuelle des éléments de caisse et de banque au gestionnaire comptable. C. Facturation, recettes et ventes * Préparer les éléments de refacturation en lien avec les cadres. * En lien avec les cadres, suivre les subventions et préparer les éléments financiers en lien avec la comptable. * Recueillir les informations du pôle ESS pour permettre à la comptable d'établir la refacturation (en lien également avec la paie). D. Achats et gestion des factures * Collecter et centraliser les factures fournisseurs. * Transmettre les factures via l'outil de dématérialisation (Yooz). * Assurer le classement et l'archivage des documents liés aux achats. * Enregistrer les investissements et établir les fiches de sorties et immobilisation, en lien avec l'adjointe de direction patrimoine, sécurité, qualité et développement durable. * Gérer le courrier entrant et sortant - collecte sur site. Attribuer les badges du personnel en fonction des profils et des contrats, en lien avec l'adjointe de direction. Mise à jour de l'organigramme et de l'annuaire interne. Réaliser les commandes de fournitures de bureau. E. Organisation administrative et contrôle interne * Veiller à la complétude, à la conformité et à l'archivage des pièces justificatives. * Apporter un appui administratif à la comptabilité : * Classement et numérisation des pièces, * Pré-contrôle des documents comptables. * Suivre les demandes de virements en lien avec la comptable. * Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives et financières. Compétences et qualifications Compétences techniques * Connaissance des règles comptables et budgétaires du secteur associatif * Maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils de dématérialisation) * Capacité à suivre des budgets financés par fonds publics Compétences professionnelles * Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation * Capacité d'analyse et de contrôle * Autonomie dans le cadre des délégations données * Respect de la confidentialité et de l'éthique professionnelle * Formation supérieure en gestion, comptabilité ou administration * Expérience souhaitée dans le secteur sanitaire, social ou médico-social, 3 ans.