Le Site and Back Officer est en charge des flux de dispositif médicaux de l'entrepôt basé à Gallargues Le Montueux (30), des conditions de stockage et du bon fonctionnement des locaux, en parallèle d'activités administratives de Backoffice pour la France et la Belgique : comme les appels d'offre, les contrats Equipement et Custom Packs, le SAV et la validation des factures Fournisseurs. Il saisit toutes les transactions dans l'ERP : SAGE et tient à jour les outils sus le sharepoint facilitant le bon déroulement des activités de vente et d'achat de la distribution de dispositifs médicaux sur les territoires du groupe Medical DevEyes (Belgique, France, Luxembourg et quelques clients dans d'autres territoires). Le domaine est principalement l'ophtalmologie et la chirurgie ophtalmologique. MISSIONS PRINCIPALES Site Officer - Assure le respect de la sécurité du bâtiment - Assure la réception physique des visiteurs (transporteurs et prestataires) - Manutentionne, stocke et prépare les commandes clients France (MDE) : Sales Order - Free Order - Pièces détachées - support marketing et équipement - Contrôle et réceptionne en stock informatiquement et physiquement les produits reçus en respectant la procédure et la règlementation MDR - Respecte et applique les règles d'hygiène et conditions de stockage incombant à un stock de dispositifs médicaux sous réglementation MDR (contrôle température, nuisibles.) - Utilise le transporteur adéquat (tarif, poids, dimension, territoire) pour chaque expédition - Est l'interlocuteur privilégié des transporteurs et contrôle les factures de transport - Archive scrupuleusement les documents liés à l'achat et à la réception des produits Back Officer - Gère et répond aux requêtes de l'adresse email 'Backoffice' - Assure la veille, communique, collecte, prépare et poste sur les e- plateformes dans les temps tous les dossiers de candidature aux Marchés Publics (propositions tarifaires, techniques, administratives) + suit et analyse les décisions positives et négatives. - Assure la gestion des contrats Custom Packs (quotation, échantillon, contrat, production, forecast, renouvellement stock et suivi) - Assure le suivi de la facturation des contrats SAV et réparation - Suit et organise les mouvements des équipements entre hôpitaux (neuf et demo) - Vérifie les factures Fournisseurs et transmet à la comptabilité - Saisit et suit les factures transporteurs pour la France - Escalade les infos importantes backoffice aux différents services - Met en place et complète les tableaux de suivi d'activité - Collabore étroitement avec le Customer Service, la comptabilité et l'équipe commerciale MISSIONS COMPLEMENTAIRES - Gere la flotte véhicules (3) : révisions, pneumatiques, petite réparation, amendes - Assure le back up du Customer Service en cas d'absence (telephone, commandes) - Contrôle et commande intelligemment le stock des produits d'emballage, d'entretien, d'hygiène, café, papier et autre fourniture. - Expédie le courrier - Apprend et respecte la documentation pour les rares import et export - Assure le Back up de certaines activités bloquantes du Head of Operations en cas d'absence ponctuelle et besoin de procuration sur le territoire belge - Effectue les inventaires annuels de stock - Aide à la campagne annuelle des conditions tarifaires - Participe aux réunions d'équipe Maîtrise de Windows 365 - travail physique - code des marchés publics - **NEERLANDAIS courant EXIGE** Convention collective : Commerce à distance et e-commerce Catégorie : A - potentiel d'évolution Responsable catégorie C Avantages : Ticket Restaurant - très bonne mutuelle - prime de fin d'année (± 1 mois) Travail sur site uniquement du lundi au vendredi - de 9h à 12h / 13h à 17h - possibilité 39h à discuter LOCALISATION : Gallargues le Montueux 30660 (Gard) - ZAC Pôle actif * Début de contrat souhaité : mi février - début mars 2026 *